Estado
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Descripción
PLANEAR, COORDINAR, EJECUTAR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES TECNICAS Y ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS CON LA GESTION DOCUMENTAL Y EL ARCHIVO INSTITUCIONAL, ASEGURANDO LA ORGANIZACION, CONSERVACION, ACCESO Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS POR LA ENTIDAD, CONFORME A LA LEY 594 DE 2000, LOS LINEAMIENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y LAS POLITICAS DE TRANSPARENCIA Y GOBIERNO DIGITAL, CON EL FIN DE GARANTIZAR LA INTEGRIDAD, DISPONIBILIDAD Y LEGALIDAD DE LA INFORMACION PUBLICA EN APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA Y MISIONAL EN SALUD.
Entidad
Ese Municipio Villavicencio Meta Abierto.
Requisitos de estudios
Título de PROFESIONAL en NBC: ADMINISTRACION. Titulo de postgrado en la modalidad de ESPECIALIZACION en NBC: EN LOS NUCLEOS BASICOS DEL CONOCIMIENTO RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES DEL CARGO.
Requisitos de experiencia
Uno(1) años de EXPERIENCIA PROFESIONAL RELACIONADA
Funciones del cargo
- PLANEAR, COORDINAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y SUPERVISAR LAS ACTIVIDADES INHERENTES A LA GESTION DOCUMENTAL Y/O ARCHIVO DE LA ENTIDAD, CONFORME AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
- ATENDER OPORTUNAMENTE LAS SOLICITUDES Y/O REQUERIMIENTOS RECIBIDOS DE LAS DIFERENTES AREAS DE LA ENTIDAD SEGUN LA NORMATIVA VIGENTE EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
- RESOLVER LOS SERVICIOS DE CONSULTA Y PRESTAMO DE LOS DOCUMENTOS A TRAVES DEL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS DEFINIDOS PARA TAL FIN, REALIZANDO SEGUIMIENTO EN LA DEVOLUCION DEL EXPEDIENTE EL CUAL DEBE ESTAR EN BUEN ESTADO Y CON LA TOTALIDAD DE LOS DOCUMENTOS.
- BRINDAR ASISTENCIA A TRAVES DE ASESORIAS, CAPACITACION Y SENSIBILIZACION AL RECURSO HUMANO DE LA ENTIDAD EN MATERIA DE GESTION DOCUMENTAL Y/O ARCHIVO CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE QUE RIGE LA MATERIA.
- SUPERVISAR LAS LABORES ARCHIVISTICAS A CADA UNA DE LAS AREAS DE LA ENTIDAD, MEDIANTE VISITAS DE INSPECCION, EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION EMITIENDO RECOMENDACIONES Y GENERANDO EL RESPECTIVO INFORME.
- DISEÑAR PROPUESTAS, POLITICAS, PLANES Y PROGRAMAS TENDIENTES A OPTIMIZAR LA GESTION DE LA DEPENDENCIA A LA QUE ESTE ASIGNADO, ASI COMO LOS PLANES DE ACCION, MAPAS DE RIESGO, PLANES DE MEJORAMIENTO, Y DEMAS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA SU GESTION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION RESPECTIVA.
- DISEÑAR, IMPLEMENTAR Y ACTUALIZAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS INSTITUCIONALES, TALES COMO LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD), EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL, EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) Y EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR, ENTRE OTROS, GARANTIZANDO SU APLICACION CONFORME A LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA VIGENTE Y LAS DIRECTRICES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- CONTRIBUIR A LA IMPLEMENTACION, ADMINISTRACION Y MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO (SGDEA) DE LA ENTIDAD, GARANTIZANDO LA INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD, DISPONIBILIDAD Y PRESERVACION DIGITAL DE LA INFORMACION INSTITUCIONAL CONFORME A LAS NORMAS TECNICAS Y DIRECTRICES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
- PLANIFICAR, ORGANIZAR Y COORDINAR LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DESDE LOS ARCHIVOS DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL.
- ELABORAR Y ACTUALIZAR EL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO CENTRAL
- PARTICIPAR EN LAS AUDITORIAS DE HISTORIAS CLINICAS Y DEMAS PROCESOS DE VERIFICACION DOCUMENTAL, ASEGURANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES DE CALIDAD, OPORTUNIDAD, INTEGRIDAD Y RESERVA DE LA INFORMACION, CONFORME AL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE LA CALIDAD EN SALUD Y AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD INSTITUCIONAL.
- FORMULAR, MEDIR Y ANALIZAR INDICADORES DE GESTION DOCUMENTAL Y DE CALIDAD, QUE PERMITAN EVALUAR LA EFICIENCIA, EFICACIA Y MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS A SU CARGO, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD INSTITUCIONAL.
- IMPLEMENTAR ACCIONES QUE CONLLEVEN A LA CONSOLIDACION Y EJECUCION DEL AUTODIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL EN ATENCION AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MIPG (DECRETO 1499 DE 2017), ARTICULANDO LAS ACCIONES NECESARIAS DE GESTION DOCUMENTAL SEGUN LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- EVALUAR LAS CONDICIONES DE CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS, EN FUNCION DE CADA TIPO DE SOPORTE, Y PROPONER Y APLICAR MEDIDAS QUE GARANTICEN SU PRESERVACION DOCUMENTAL.
- RESPONDER POR SU CUSTODIA, INTEGRIDAD, CONSERVACION, PRESERVACION Y CUIDADO DE LOS DOCUMENTOS, PROCURANDO EL BUEN ESTADO DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LOS DEPOSITOS, RECOMENDADO LAS MEDIDAS DE PRESERVACION Y CONSERVACION VIGENTES PARA UNA EXCELENTE CONSERVACION DEL MATERIAL CUSTODIADO EN EL ARCHIVO CENTRAL Y/O HISTORICO.
- MANTENER LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION A LA CUAL TIENE ACCESO CON OCASION AL DESEMPEÑO Y EMPLEO QUE OSTENTA EN LA ENTIDAD, ASI COMO GENERAR TODOS LOS INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS RELACIONADOS CON EL CARGO QUE DESEMPEÑA.
- MANTENER LAS COMPETENCIAS (TEORICA O PRACTICA) PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PARTICIPANDO EN LA CONSOLIDACION DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACION Y PRESENTANDO LAS NECESIDADES QUE PARA TAL FIN REQUIERA.
- PARTICIPAR Y CONTRIBUIR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST, MEDIO AMBIENTE Y GESTION DOCUMENTAL.
- CONSOLIDAR LOS INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS DE ACUERDO CON LAS DIRECTRICES INSTITUCIONALES, LINEAMIENTOS NORMATIVOS, BAJO LOS PARAMETROS Y PLAZOS ESTABLECIDOS.
- RECIBIR EL INVENTARIO A CARGO PARA EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES, REALIZANDO LA DEVOLUCION DE LOS MISMOS SEGUN HAYA LUGAR; ASI COMO RESPONDER POR EL BUEN USO DE LOS EQUIPOS, MATERIALES Y ELEMENTOS ASIGNADOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES.
- PARTICIPAR EN REUNIONES, SEMINARIOS, CAPACITACIONES, COMITES O EVENTOS SEGUN LA CONVOCATORIA RECIBIDA DE LA ENTIDAD, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- EJECUTAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.