Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ORGANIZAR, ADMINISTRAR Y CUSTODIAR LOS DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL ARCHIVO DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA, CON EL OBJETO DE SUMINISTRAR CON LA OPORTUNIDAD Y CALIDAD REQUERIDA LA INFORMACION SOLICITADA POR LOS USUARIOS Y FUNCIONARIOS. ADEMAS DE BRINDAR ASESORIA A LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA SOBRE LA ORGANIZACION, TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION ADMINISTRATIVA.
Entidad
Uae Pensiones Departamento Cundinamarca.
Requisitos de estudios
Título de PROFESIONAL en NBC: ADMINISTRACION Disciplina Académica: ADMINISTRACION PUBLICA , ADMINISTRACION DE EMPRESAS ,O, NBC: CONTADURIA PUBLICA Disciplina Académica: CONTADURIA PUBLICA ,O, NBC: ECONOMIA Disciplina Académica: ECONOMIA ,O, NBC: INGENIERIA INDUSTRIAL Y AFINES Disciplina Académica: INGENIERIA INDUSTRIAL ,O, NBC: PSICOLOGIA Disciplina Académica: PSICOLOGIA EMPRESARIAL.
Alternativas:
- Título de PROFESIONAL en NBC: ADMINISTRACION Disciplina Académica: ADMINISTRACION PUBLICA , ADMINISTRACION DE EMPRESAS ,O, NBC: CONTADURIA PUBLICA Disciplina Académica: CONTADURIA PUBLICA ,O, NBC: ECONOMIA Disciplina Académica: ECONOMIA ,O, NBC: INGENIERIA INDUSTRIAL Y AFINES Disciplina Académica: INGENIERIA INDUSTRIAL ,O, NBC: PSICOLOGIA Disciplina Académica: PSICOLOGIA EMPRESARIAL. Titulo de POSTGRADO EN CUALQUIER MODALIDAD EN AREAS RELACIONADAS CON LAS FUNCIONES DEL EMPLEO.
- Título de PROFESIONAL ADICIONAL EN AREAS RELACIONADAS CON LAS FUNCIONES DEL EMPLEO ,O, NBC: ADMINISTRACION Disciplina Académica: ADMINISTRACION PUBLICA , ADMINISTRACION DE EMPRESAS ,O, NBC: CONTADURIA PUBLICA Disciplina Académica: CONTADURIA PUBLICA ,O, NBC: ECONOMIA Disciplina Académica: ECONOMIA ,O, NBC: INGENIERIA INDUSTRIAL Y AFINES Disciplina Académica: INGENIERIA INDUSTRIAL ,O, NBC: PSICOLOGIA Disciplina Académica: PSICOLOGIA EMPRESARIAL.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de EXPERIENCIA PROFESIONAL RELACIONADA
Alternativas:
- NO REQUIERE EXPERIENCIA
- NO REQUIERE EXPERIENCIA
Funciones del cargo
- APOYAR EL CONTROL Y SUMINISTRO DE INVENTARIOS DE BIENES TECNOLOGICOS Y DE CONSUMO.
- NOTIFICAR LAS NOVEDADES DE NOMINA A LOS RESPONSABLES ESTABLECIDOS EN EL PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE PENSIONES
- PARTICIPAR EN LA IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION DE LOS PLANES ESTRATEGICOS DE DEL AREA, ASI COMO EN EL MANTENIMIENTO Y MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD.
- ELABORAR, PREPARAR Y PRESENTAR LOS INFORMES REQUERIDOS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- VERIFICAR QUE SE REGISTREN OPORTUNAMENTE LAS NOVEDADES RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION DE BIENES DE LA ENTIDAD Y QUE SE TRAMITEN OPORTUNAMENTE EL PAZ Y SALVO DE ACTIVOS AL MOMENTO DEL RETIRO DE UN FUNCIONARIO
- ELABORACION, EJECUCION Y CONTROL DEL PLAN ESTRATEGICO DE TALENTO HUMANO, PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIONES, PLAN INSTITUCIONAL DE BIENESTAR E INCENTIVOS, PLAN DE VACANTES Y PLAN DE PREVISION DE RECURSOS HUMANO ACORDE A LAS NORMAS VIGENTES.
- PARTICIPAR EN LAS ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA EL MANTENIMIENTO, SOPORTE, OPERACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUE MANEJE EL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNAL Y PARTICIPACION CIUDADANA DE CUNDINAMARCA, DE ACUERDO CON LAS ACCIONES Y LABORES QUE SE COORDINEN EN LA GERENCIA GENERAL.
- ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES QUE LE FUERON ASIGNADOS EN SU RESPECTIVO EXPEDIENTE, DE ACUERDO CON LAS TABLAS DE RETENCION, LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, Y LAS NORMAS VIGENTES DEL INSTITUTO.
- PROYECTAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LAS ETAPAS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POS CONTRACTUAL DE LOS PROYECTOS INSTITUCIONALES, RELACIONADOS CON EL AREA DE DESEMPEÑO, QUE LE SEAN ASIGNADOS EN DESARROLLO DE LAS ACCIONES DE LA DEPENDENCIA.
- APOYAR LA IMPLEMENTACION, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ASI COMO DAR CUMPLIMIENTO A LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y ACTIVIDADES DEFINIDOS EN LOS PROCESOS EN LOS CUAL PARTICIPA Y DESARROLLA SUS LABORES.
- ANALIZAR EL MERCADO DE CAPACITACIONES ACORDE A LAS TEORIAS Y NORMATIVAS VIGENTES, CON EL FIN DE IDENTIFICAR SOLUCIONES PARA EL CORRECTO DESARROLLO DE ACTIVIDADES EN LOS FUNCIONARIOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES.
- PROYECTAR LAS RESPUESTAS OPORTUNAMENTE A LAS SOLICITUDES DE INFORMACION REQUERIDAS POR JUZGADOS, TRIBUNALES, ENTES DE CONTROL, SERVIDORES PUBLICOS Y USUARIOS EN GENERAL DE DOCUMENTACION QUE REPOSE EN EL ARCHIVO CENTRAL.
- FORMULAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LAS ACTIVIDADES PLANTEADAS EN PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LAS AUDITORIAS DE ENTES DE CONTROL Y LAS DESARROLLADAS AL INTERIOR DE LA UNIDAD.
- PROYECTAR Y REVISAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS AL PROCESO DEL DESEMPEÑO DE LOS FUNCIONARIOS EN LA PLANTA DE PERSONAL.
- ACTUALIZAR, PROGRAMAR Y COORDINAR LA REALIZACION DE INVENTARIOS ANUALES DE BIENES DEVOLUTIVOS Y TRIMESTRALES DE BIENES DE CONSUMO.
- ORGANIZAR, MANEJAR Y CONTROLAR EL ARCHIVO DE GESTION MISIONAL DE LA ENTIDAD, DE ACUERDO CON LAS NORMAS VIGENTES Y PROCEDIMIENTOS DE LA UAEPC.
- EJECUTAR LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA EL CONTROL, ORGANIZACION, CLASIFICACION Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE GESTION DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE SE DESEMPEÑA.
- EVALUAR TECNICAMENTE LAS DIFERENTES ALTERNATIVAS PARA EL ADECUADO PROCESO DE SELECCION, RETENCION Y FORMACION DEL MEJOR TALENTO HUMANO EN LA UNIDAD DE PENSIONES.
- NUMERACION, FECHADO Y CUSTODIA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADOS POR LAS SUBDIRECCIONES EN LA UNIDAD DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA.
- COORDINAR Y DIRIGIR EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACION Y GESTION DOCUMENTAL QUE GARANTICE LA RECEPCION, ENTREGA, USO, PROTECCION Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS DE INTERES, QUE SE ENCUENTREN BAJO SU CUSTODIA.
- ASEGURAR Y PROTEGER LA INTEGRIDAD DE LOS BIENES DOCUMENTALES PROPIEDAD DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA, QUE HACEN PARTE DE SU ESENCIA MISIONAL Y CONSTITUYEN SU PATRIMONIO DOCUMENTAL.
- DESPLAZARSE DENTRO Y FUERA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL EMPLEO Y LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA.
- PARTICIPAR EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA PLANEACION, PROGRAMACION, ORGANIZACION, EJECUCION Y CONTROL DE LOS PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA.
- COORDINAR LA TRANSFERENCIA DE LA DOCUMENTACION DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA UAEPC AL ARCHIVO CENTRAL, UNA VEZ HAYA CUMPLIDO EL TIEMPO DE PERMANENCIA EN LA DEPENDENCIA PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS.
- CONTROL EN LA EJECUCION Y DESARROLLO DE LOS PLANES INSTITUCIONALES, PROGRAMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL AREA, EN UN MARCO DE LECCIONES Y BUENAS PRACTICAS.
- CREAR Y REVISAR LOS INDICADORES DE MEDICION DE CALIDAD PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO EN LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS A LA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO.
- ELABORACION DE CERTIFICACIONES CORRESPONDIENTES A PAGOS DE NOMINA DE PENSIONADOS Y DOCUMENTOS PARA INDEXAR EN LOS EXPEDIENTES PENSIONALES.
- PARTICIPACION EN LA EVALUACION TECNICA DE LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES Y DEMAS ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA LOS TERMINOS DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS Y NECESIDADES DEL AREA.
- REALIZAR LAS EXCLUSIONES DE NOMINA DE PENSIONADOS SEGUN REGISTROS CIVIL DE DEFUNCION ENVIADOS POR EL CONSORCIO PENSIONAL.
- EVALUAR PERIODICAMENTE EL DESEMPEÑO DE LOS FUNCIONARIOS ACORDE A LA COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL APLICABLES EN LA UNIDAD CON MIRAS A SU FORTALECIMIENTO Y MEJORA CONTINUA.
- RESPONDER POR LA CONSERVACION, SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSEN EN EL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION QUE ESTEN BAJO SU RESPONSABILIDAD, ESTABLECIENDO MECANISMOS DE CONTROL PARA SU CONSULTA Y REPRODUCCION, CONFORME A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DESARROLLAR LAS ACCIONES TENDIENTES A LA EFECTIVA ATENCION Y SERVICIO AL CIUDADANO, GARANTIZANDO LA ACCESIBILIDAD A LA INFORMACION CON LA OPORTUNIDAD Y CALIDAD REQUERIDAS, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- CUMPLIR CON LAS NORMAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LAS POLITICAS DE CALIDAD, AMBIENTAL, DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, TRANSFORMACION DIGITAL Y LAS DEMAS QUE ADOPTE LA ENTIDAD ASI COMO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- APOYAR EN LA ACTUALIZACION DEL MANUAL DE FUNCIONES ESTABLECIDO Y ADOPTADO EN LA UNIDAD DE PENSIONES.
- APOYAR EN EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES INMUEBLES A CARGO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES.
- ELABORAR LAS NOVEDADES DE NOMINA DE PENSIONADOS, ACORDE AL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN EL AREA, SUJETO NORMATIVIDAD APLICABLE Y VIGENTE CON SU RESPECTIVO CARGUE Y ACTUALIZACION DE LA INFORMACION EN LA PLATAFORMA DE SOFTWARE NOMINA ESTABLECIDA POR LA UNIDAD DE PENSIONES.
- PARTICIPAR EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA PLANEACION, PROGRAMACION, ORGANIZACION, EJECUCION Y CONTROL DE LOS PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS DEL ARCHIVO (GESTION, CENTRAL E HISTORICO) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA.
- ATENDER Y DAR RESPUESTA DE FONDO O TRASLADAR ADECUADAMENTE A LOS DERECHOS DE PETICION PRESENTADOS POR LOS USUARIOS QUE LE SEAN ASIGNADOS.
- ORIENTAR LA FORMULACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD), A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, COMO PARTE DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y DEL PLAN DE ACCION ANUAL, Y SUPERVISAR SU CUMPLIMIENTO.
- ELABORACION Y ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS ANEXOS DEL PLAN ESTRATEGICO DE TALENTO HUMANO, PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIONES, PLAN INSTITUCIONAL DE BIENESTAR E INCENTIVOS, PLAN DE VACANTES Y PLAN DE PREVISION DE RECURSOS HUMANO ACORDE A LAS NORMAS VIGENTES.
- VALORAR, SELECCIONAR Y CONSERVAR EL MATERIAL DE ARCHIVO EN EL CONTEXTO HISTORICO, LEGAL, ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTAL MANTENIENDO EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA DE LOS DOCUMENTOS Y DANDO ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LAS TABLAS DE RETENCION DE LA ENTIDAD.
- CUMPLIR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE ASIGNE LA DIRECCION GENERAL, ACORDES CON LA NATURALEZA DE LA DEPENDENCIA.
- CREACION DE PENSIONADOS Y/O SUSTITUTOS EN LAS PLATAFORMAS ESTABLECIDAS EN LA UNIDAD DE PENSIONES PARA TAL FIN.
- COORDINAR LAS ACTIVIDADES TECNICAS Y LOGISTICAS DEL COMITE DE ARCHIVO DEL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNAL Y PARTICIPACION CIUDADANA DE CUNDINAMARCA.