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Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde
DESARROLLAR FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO Y ASISTENCIA SECRETARIAL A FIN DE GARANTIZAR LA DEBIDA PRESTACIÓN DEL SERVICIO, EN CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN Y LAS RESPONSABILIDADES DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE OLAYA HERRERA, EN CONFORMIDAD CON LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE.
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ejercer las actividades relacionadas con las labores de oficina y complementarias de las tareas propias del despacho del alcalde y colaborar con el alcalde en el cumplimiento de la misión institucional del municipio, brindar atención y orientación al publico, organizar el manejo del archivo de la dependencia, aplicando las normas…
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Asistir al Alcalde en eventos y coordinarle la agenda de trabajo para facilitar las gestiones necesarias y servir de vínculo entre la comunidad y la Administración Municipal. Realizar seguimiento y control al proceso de gestión documental del municipio
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Apoyar administrativamente las funciones del despacho, organizando, preparando y coordinando el desarrollo de la agenda, reuniones, comités y demás actividades, de acuerdo con las políticas institucionales
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CONTROLAR LA ATENCION AL PUBLICO Y LLEVAR LA AGENDA DEL SENOR ALCALDE, MANTENER UN ARCHIVO ORDENADO PARA LAS POSTERIORES CONSULTAS DE TODA LA DOCUMENTACION DEL DESPACHO Y CONTROLAR EL PROCESO DE COMUNICACION Y DIFUSION DE INFORMACION A NIVEL INTERNO Y EXTERNO DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
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DESARROLLAR LABORES DE APOYO ADMINISTRATIVO Y ASISTENCIAL DEL DESPACHO, EN LO REFERENTE A LA ATENCION AL PUBLICO, PERSONAL Y TELEFONICAMENTE, MANEJO DE CORRESPONDENCIA ASI COMO TAMBIEN ORGANIZANDO, PREPARANDO Y COORDINANDO EL DESARROLLO DE LA AGENDA, REUNIONES, COMITES Y DEMAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL DESPACHO, DE ACUERDO CON LAS POLITICAS INSTITUCIONALES Y…
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Ejecutar labores de apoyo administrativo y asistencial del Alcalde para la elaboración de documentos, redacción y respuestas de oficios y requerimientos que le hagan al despacho, debe asistir al Alcalde en reuniones, juntas y comités administrativos y eventos propios del cargo, organizar el archivo del despacho, la agenda de compromisos…
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Realizar las actividades de digitación, manejo de comunicaciones y seguridad y confiabilidad de la información del Despacho del Alcalde con los recursos asignados y para el logro de los objetivos Institucionales.
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Prestar servicios de apoyo administrativo y atención al público ejecutando labores de oficina y coordinando Acciones que permitan un eficiente desempeño en el área que le sea asignada,guardando discreción, lealtad y reserva sobre los asuntos tramitados en la dependencia.
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Desarrollar labores de apoyo al despacho del alcalde en las áreas relacionadas con atención al público, correspondencia, gestión documental, archivo, coordinación de reuniones, contribuyendo a la ejecución del plan de desarrollo en concordancias con las normas y procedimientos establecidos en la materia.
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DESARROLLAR ACTIVIDADES DE COORDINACION DEL DESPACHO DEL ALCALDE, ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA, ATENCION AL PUBLICO Y OTRAS ACTIVIDADES AFINES, TENDIENTES A PRESTAR LA MAYOR COLABORACION A SU JEFE INMEDIATO.
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ADMINISTRAR LA INFORMACION QUE SE GENERE O INGRESE A LA DEPENDENCIA, ORIENTAR AL PUBLICO, MANTENER ACTUALIZADA LA AGENDA DEL SUPERIOR INMEDIATO Y APLICAR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
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Ejecutar las actividades asistenciales necesarias en la planeación, recopilación, procesamiento y consolidación de la información generada en el despacho del Alcalde, orientándose al logro de la misión y los objetivos institucionales.
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REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE DIGITACION, MANEJO DE AGENDA, COMUNICACIONES Y SEGURIDAD Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION DEL DESPACHO DEL ALCALDE CON LOS RECURSOS ASIGNADOS Y PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES; ADEMAS ADMINISTRAR LA INFORMACION DEL AREA, PARA PERSONAL INTERNO Y EXTERNO, DISTRIBUYENDO LA CORRESPONDENCIA ASIGNADA A FIN DE…
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REALIZAR ACTIVIDADES DE SOPORTE ADMINISTRATIVO QUE GARANTICEN LA ATENCION INTEGRAL A USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS Y ORGANIZAR LOS PROCESOS DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, MANEJO DE AGENDA, ATENCION AL PUBLICO E INGRESO DE PERSONAS AL DESPACHO DEL ALCALDE.
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