Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Asistir al Alcalde en eventos y coordinarle la agenda de trabajo para facilitar las gestiones necesarias y servir de vínculo entre la comunidad y la Administración Municipal. Realizar seguimiento y control al proceso de gestión documental del municipio
Entidad
Alcaldia Chigorodo.
Requisitos de estudios
Título bachiller en cualquier modalidad y formación en secretariado, sistemas y archivo
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Realizar seguimiento al proceso de GESTION DOCUMENTAL en aras de verificar que el manejo interno y externo de la información se ajuste a los procedimientos técnicos y legales.
- Seguimiento a PQR
- Velar porque se mantengan en buen estado los espacios de conservación de los archivos.
- Realizar labores de apoyo a los diferentes grupos de trabajo dentro de la Administración.
- Adelantar procesos para la sistematización del archivo municipal.
- Participar en el procedimiento de elaboración del portafolio de servicios de la Administración Municipal, que permita mantener o conservar la imagen institucional
- Control de derechos de petición y seguimiento a las respuestas oportunas.
- Liderar el correcto funcionamiento del comité de archivo.
- Promover las capacitaciones sobre formación archivística
- Dar respuesta a la correspondencia delegada por el Señor Alcalde, en materia de relaciones públicas.
- Manejar las relaciones y asuntos externos e internos que el Señor Alcalde le delegue.
- Revisión y control de las unidades documentales para efectos de verificar manejo adecuado del mismo
- Servir de vínculo entre el ciudadano y la Administración Municipal, coordinando su atención y diligenciando las solicitudes generadas por éstos.
- Recibir y organizar la correspondencia dirigida al Señor Alcalde para facilitar su lectura y evacuación.
- Revisar y hacer seguimiento al préstamo de documentos.
- Organizar, en conjunto con otras dependencias o funcionarios, ruedas de prensa previa aprobación del señor Alcalde.
- Organizar, preparar y coordinar eventos especiales, actos cívicos y culturales, a los que deba concurrir el primer mandatario municipal.
- Adoptar, las acciones necesarias para garantizar el sistema de gestión de la calidad y el control interno dentro de la dependencia.
- Llevar la agenda del Señor Alcalde, coordinar las citas y confirmar la asistencia o no comparecencia en los eventos programados
- Rendir informes periódicos al señor Alcalde sobre las actividades realizadas para su análisis, evaluación y toma de decisiones.
- Apoyar la organización de los diferentes eventos programados por el Despacho del señor Alcalde y demás organismos de la Administración Central, para asegurar su normal desarrollo