Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
COORDINAR EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL EN CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS DIRECTRICES DADAS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION PARA EL MANEJO ADECUADO DEL ARCHIVO MUNICIPAL (ARCHIVO CENTRAL Y ARCHIVO HISTORICO) A FIN DE CONTRIBUIR A LA ADECUADA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, Y ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS QUE LE PERMITAN A LA VENTANILLA UNICA DE CORRESPONDENCIA DEL MUNICIPIO CUMPLIR CON EL PROPOSITO DE ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES DE CARACTER OFICIAL, RECIBO, CLASIFICACION, REVISION, RADICACION, REGISTRO, DIGITALIZACION, DISTRIBUCION, TRAMITE, CONTROL, ELABORACION Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA, COMO PARTE INTEGRAL DE SUS PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL. ADEMAS DE BRINDAR EXCELENTE TRATO A LOS CIUDADANOS Y PARTES INTERESADAS.
Entidad
Alcaldia Alvarado.
Requisitos de estudios
Aprobación de un año en educación superior en formación técnica profesional, tecnológica o Profesional en archivística
Alternativas:
- Aprobación de un año en educación superior en formación técnica profesional, tecnológica o Profesional. Tres (3) años de experiencia profesional
Requisitos de experiencia
Tres (3) años de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Con Relación a Gestión documental y Archivo
- Coordinar las actividades de la oficina de archivo y correspondencia
- Liderar el Comité Interno de Archivo
- Diseñar e implementar el Programa de Gestión Documental
- Elaborar y mantener actualizadas las tablas de retención documental
- Asesorar y acompañar a las diferentes dependencias en la implementación de las tablas de retención documental.
- Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del archivo de gestión.
- Dirigir la elaboración y aprobación de las tablas de valoración documental
- Liderar la documentación de procedimientos pertenecientes al proceso de Gestión de Sistemas de Información, en lo referente a gestión documental
- Coordinar la transferencias al fondo acumulado de archivo
- Velar por la adecuada conservación de los documentos del archivo central y del archivo histórico
- Capacitar a las diferentes dependencias de la Administración en el manejo del archivo de Gestión Documental y aplicación de Tablas de Retención Documental
- Atender todo lo relacionado con el archivo, acopio, clasificación y en general administrar los documentos municipales de acuerdo a las técnicas y normas vigentes.
- Suministrar copias y certificados de los documentos que sean requeridos por la administración o la comunidad.
- Controlar el recibo, envió y devolución de los documentos prestados para consulta a las demás dependencias.
- Velar por el mantenimiento bibliográfico del Archivo Municipal.
- Coordinar la clasificación de documentos activos e inactivos y velar por el acatamiento de las normas legales para destrucción o incineración.
- Con Relación a la Correspondencia y Ventanilla Única
- Atender lo relacionado con la correspondencia recibida y despachada.
- Organizar el sistema de recepción, radicación y distribución de correspondencia.
- Fijar los pasos metodológicos de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que reciben y envían las entidades.
- Instruir a los funcionarios de la administración municipal sobre técnicas de Embalaje e identificación de datos en los sobres.
- Normalizar procedimientos que permitan la adecuada recepción, producción, conservación y distribución de los documentos en las unidades de correspondencia.
- Establecer lineamientos que permitan un efectivo control y una adecuada utilización de la información tramitada por medios electrónicos.
- Orientar a los funcionarios en técnicas para la conservación de documentos.
- Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de las comunicaciones oficiales.
- Con relación a características Generales
- Garantizar que en su proceso o área se apliquen, ajusten, fortalezcan y procuren la mejora continua del Modelo estándar de Control Interno MECI y de las estrategias y métodos establecidos para el Sistema Control Interno, y Calidad conforme a lo dispuesto por la ley y demás normas vigentes, con el fin que estas herramientas sirvan para promover la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus Objetivos.
- Establecer y aplicar sus propios mecanismos de autocontrol y niveles de regulación
- En el desarrollo de su proceso y sus procedimientos para alcanzar las metas establecidas en su plan de Acción.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel jerárquico, la naturaleza del cargo y el área de desempeño.