Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
BRINDAR ASISTENCIA TECNICA EN EL DISENO, APLICACION, INSTALACION, ACTUALIZACION, OPERACION Y MANTENIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, METODOS Y TECNOLOGIAS PARA LA COMPRENSION Y EJECUCION DE PROCESOS DE LA SECRETARIA O DIRECCION A LA CUAL SE ENCUENTRA ASIGNADO, SURGIENDO ALTERNATIVAS DE MEJORAMIENTO Y TENIENDO EN CUENTA POLITICAS Y MISION INSTITUCIONAL.
Entidad
Alcaldia Lerida.
Requisitos de estudios
Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso especifico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. Máximo: Titulo de formación tecnológica y experiencia y experiencia.
Equivalencias:
- Un (01) año de educación superior.
Alternativas:
- Un (01) año de Educación superior.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia especifica o relacionada.
Equivalencias:
- Un (1) año de experiencia y viceversa, o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso especifico de mínimo sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos.
Alternativas:
- Un (1) año de experiencia y viceversa, o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso especifico de mínimo sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos caso.
Funciones del cargo
- GESTIONAR LOS RECURSOS NECESARIOS REQUERIDOS PARA EL OPTIMO FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA.
- CITAR EL COMITE DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD, HACER LA SECRETARIA TECNICA Y ELABORAR Y CUSTODIAR LAS ACTAS RESPECTIVAS.
- EFECTUAR MONITOREO EN LOS ARCHIVOS DE GESTION PARA CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS, REGLAS Y ESTANDARES.
- VELAR PORQUE LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION CON VALOR SECUNDARIO SE LLEVE A CABO DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD Y PROTOCOLOS CORRESPONDIENTES.
- DAR LAS INSTRUCCIONES PERTINENTES A LOS ARCHIVOS DE GESTION SOBRE LAS REGLAS QUE DEBEN OBSERVARSE PARA EL SERVICIO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS.
- ADELANTAR ESTUDIOS Y PRESENTAR INFORMES DE CARACTER TECNICO Y/O ESTADISTICOS.
- MANTENER ACTUALIZADOS EL CUADRO DE CLASIFICACION, LAS TABLAS DE VALORACION, LAS TABLAS DE RETENCION, LOS INVENTARIOS Y DEMAS HERRAMIENTAS ESTANDARIZADAS REQUERIDAS PARA LA GESTION DOCUMENTAL.
- DIRIGIR LOS PROCESOS DE CONSERVACION, ORGANIZACION, INVENTARIO, SERVICIO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION DEL ARCHIVO CENTRAL.
- APOYAR EN LA COMPRENSION Y LA EJECUCION DE LOS PROCESOS AUXILIARES E INSTRUMENTALES DEL AREA DE DESEMPEÑO Y SUGERIR LAS ALTERNATIVAS DE TRATAMIENTO Y GENERACION DE NUEVOS PROCESOS.
- CONTRIBUIR A UN AMBIENTE ORGANIZACIONAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y ORIENTACION A LA COMUNIDAD.
- APLICAR EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Y SUS RESPECTIVOS PROCEDIMIENTOS.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LAS DIFERENTES ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR LA ENTIDAD.
- DAR LAS INSTRUCCIONES PERTINENTES A LOS ARCHIVOS DE GESTION CON EL FIN DE QUE LA PRODUCCION, ADMINISTRACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION SE AJUSTE A LOS ESTANDARES Y MANUALES ESTABLECIDOS PARA LA DEPENDENCIA.
- CLASIFICAR LA INFORMACION Y DOCUMENTOS QUE SE PRODUZCAN EN EL AREA Y/O LA SECRETARIA A LA CUAL SE ENCUENTRA ADSCRITO, CONFORME A LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS Y ALIMENTAR LAS BASES DE DATOS RESPECTIVAS, INFORMANDO OPORTUNAMENTE DE LAS DIFICULTADES QUE SE PRESENTAN Y SUGIRIENDO LAS ALTERNATIVAS DE SOLUCION PARA LAS MISMAS.
- BRINDAR ASISTENCIA TECNICA, ADMINISTRATIVA U OPERATIVA, DE ACUERDO CON INSTRUCCIONES RECIBIDAS Y COMPROBAR LA EFICACIA DE LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS EN EL DESARROLLO DE PLANES Y PROGRAMAS.
- APLICAR LOS PROCESOS TECNICOS QUE LE SEAN SOLICITADOS PARA EL MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LOS PROYECTOS, CONVENIOS, CONTRATOS Y DEMAS ACTOS DE LA SECRETARIA O DIRECCION A LA CUAL SE ENCUENTRA ASIGNADO.
- PREPARAR Y PRESENTAR INFORMES SOBRE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- SUPERVISAR LOS PROCESOS DE RECEPCION, ENVIO Y DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA.
- COLABORAR EN LA FORMULACION Y APLICACION DE INDICADORES DE GESTION PARA LOS PROCESOS DE LA DEPENDENCIA.
- REVISAR Y ACTUALIZAR EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL EL ARCHIVO Y LA CORRESPONDENCIA.
- DISEÑAR, DESARROLLAR Y APLICAR SISTEMAS DE INFORMACION, CLASIFICACION, ACTUALIZACION, MANEJO Y CONSERVACION DE RECURSOS PROPIOS DE LA ORGANIZACION.
- ELABORAR LOS REGISTROS DE CONTROL NECESARIOS.
- SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO – ARCHIVO. 1. PLANEAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL, EL ARCHIVO Y LA CORRESPONDENCIA SE LLEVEN A CABO DE UNA MANERA TECNICA.
- DAR LAS INSTRUCCIONES PERTINENTES A LOS ARCHIVOS DE GESTION PARA QUE LA RETENCION, SELECCION Y ELIMINACION SE HAGA ACORDE CON LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS EN EL MANUAL Y PRECISAR LOS CRONOGRAMAS DE TRANSFERENCIA.