Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE DIGITACION, MANEJO DE AGENDA, COMUNICACIONES Y SEGURIDAD Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION DEL DESPACHO DEL ALCALDE CON LOS RECURSOS ASIGNADOS Y PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES; ADEMAS ADMINISTRAR LA INFORMACION DEL AREA, PARA PERSONAL INTERNO Y EXTERNO, DISTRIBUYENDO LA CORRESPONDENCIA ASIGNADA A FIN DE APOYAR LA FUNCION DEL AREA ASIGNADA.
Entidad
Alcaldia Alvarado.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad Cursos de Secretariado
Alternativas:
- Terminación y aprobación de tres (3) años de educación primaria Tres (3) años de experiencia relacionada
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia laboral relacionada
Funciones del cargo
- Colaborar eficazmente en las labores y actividades inherentes al cargo que le sean encomendadas en el área y lugar de trabajo donde sea asignado, sin demerito de su categoría y condiciones laborales.
- Cumplir los programas de trabajos asignados y reportar oportunamente las variaciones que deban introducirse.
- Colaborar en la organización de eventos organizados por la Alcaldía
- Mantener el autocontrol permanente sobre sus actividades, trabajos o procesos específicos que deba desarrollar.
- Atender al público, personal o telefónicamente y fijar las entrevistas que le sean autorizadas por el alcalde según compromisos ya adquiridos
- Llevar y mantener al día el archivo y correspondencia recibida y despachada.
- Manejar con discreción y reserva la información y la correspondencia del Alcalde
- Mantener actualizado el directorio telefónico.
- Tramitar los pedidos de útiles y papelería de la oficina.
- Aplicar los mecanismos establecidos para el manejo, control y protección del archivo de gestión a cargo en cumplimiento de la normatividad establecida para tal fin.
- Llevar la agenda del Alcalde y recordar los compromisos adquiridos.
- Mantener relaciones cordiales con los ciudadanos y visitantes que acuden según su gestión a las dependencias de la Alcaldía
- Procurar por mantener al tanto de las nuevas técnicas que influyen en sus actividades para aplicación en el cargo y desempeño de sus funciones.
- Velar estrictamente por el mantenimiento preventivo y reposición del equipo a cargo, reportar oportunamente a su jefe inmediato las anomalías surgidas en este aspecto y colaborar en los estudios e implantación de medidas en lo que respecta a su dependencia.
- Colaborar en la estructuración y optimización de canales y sistemas de Comunicación en su dependencia, dentro de sus atribuciones.
- Colaborar con el jefe inmediato en el diseño de estrategias para aprovechar las oportunidades externas, apoyarse en los puntos fuertes existentes en la organización y para minimizar las amenazas y externas y corregir los puntos débiles para logar el mejoramiento continuo.
- Dar cumplimiento pleno al principio de reserva sumarial, absteniéndose de dar información alguna sobre los asuntos que se tramitan en el despacho, sin previa autorización del Superior Jerárquico.
- Garantizar que en su proceso o área se apliquen, ajusten, fortalezcan y procuren la mejora continua del Modelo estándar de Control Interno MECI y de las estrategias y métodos establecidos para el Sistema de Control Interno, y Calidad conforme a lo dispuesto por la ley y demás normas vigentes, con el fin que estas herramientas sirvan para promover la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus Objetivos.
- Establecer y aplicar sus propios mecanismos de autocontrol y niveles de regulación en el desarrollo de sus actividades y sus procedimientos para alcanzar las metas establecidas en su acuerdo de gestión.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel jerárquico, la naturaleza del cargo y el área de desempeño