Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ADMINISTRAR LA INFORMACION DE LA DEPENDENCIA, PARA EL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO APLICANDO EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, EN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCION DE LA MISION EN LOS PLANES Y PROGRAMAS ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA.
Entidad
Alcaldia San Antonio.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia
Funciones del cargo
- SOLICITAR OPORTUNAMENTE LOS ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS NECESARIOS PARA GARANTIZAR LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS.
- RECIBIR POR ESCRITO LAS DENUNCIAS, QUEJAS QUE PRESENTE LA COMUNIDAD QUE SEA DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA Y DARLE LOS TRAMITES QUE ESTEN A SU ALCANCE, ACORDE CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS LEGALES.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR EL JEFE INMEDIATO, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA DEL CARGO Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.
- ELABORAR EL ORDEN DEL DIA DE LOS TEMAS A TRATAR EN LAS REUNIONES, CONSEJOS Y COMITES CONVOCADOS POR EL JEFE DE LA DEPENDENCIA.
- ELABORAR LA PROGRAMACION DE LAS REUNIONES, COMPROMISOS Y EVENTOS QUE DIRIGIRA EL JEFE DE LA DEPENDENCIA, COMUNICARLA CON ANTELACION A LAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES, SEGUN LAS ORDENES IMPARTIDAS POR EL JEFE.
- ELABORAR LAS ACTAS DE LAS REUNIONES, CONCILIACIONES, DE CONSEJOS, COMITES QUE PRESIDA EL JEFE INMEDIATO O JEFE DE LA DEPENDENCIA, ORGANIZARLAS Y ARCHIVARLAS SEGUN LAS NORMAS TECNICAS ARCHIVISTICAS.
- COORDINAR LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS RELACIONADAS CON LOS PROYECTOS ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA.
- RECIBIR, RADICAR, REDACTAR Y ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA PARA LA FIRMA DEL JEFE INMEDIATO Y DISTRIBUIRLA DE ACUERDO CON SUS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS.
- NOTIFICAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS PERSONALMENTE
- POR EDICTOS, ORDENADOS POR EL JEFE INMEDIATO, TENIENDO EN CUENTA LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- RECIBIR, RADICAR, REGISTRAR, TODAS LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRESENTADAS POR PERSONAS NATURALES, JURIDICAS Y COMUNIDAD EN GENERAL POR LOS DIFERENTES MEDIOS.
- REALIZAR LAS CONVOCATORIAS A LOS DIFERENTES COMITES O CONSEJOS DE CONFORMIDAD DONDE SE APLIQUE CON LO DISPUESTO POR EL JEFE DE OFICINA.
- PROYECTAR O DIGITAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS ORDENADOS POR EL JEFE INMEDIATO Y TRAMITARLOS PARA SU REVISION JURIDICA Y FIRMA DEL ALCALDE.
- LLEVAR Y MANTENER AL DIA EL ARCHIVO Y LA CORRESPONDENCIA Y MANTENER ACTUALIZADO EL DIRECTORIO TELEFONICO DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA O JEFE INMEDIATO.
- LLEVAR CONTROL DEL TERMINO DE LOS DERECHOS DE PETICION Y RECURSOS POR VIA GUBERNATIVA, ACORDES CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL,
- ELABORAR LOS OFICIOS ORDENADOS POR EL JEFE INMEDIATO Y TRAMITAR SU DISTRIBUCION INTERNA O EXTERNA POR LOS MEDIOS CONTRATADOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- ELABORAR LOS DOCUMENTOS EN PROCESADORES DE TEXTO, CUADROS EN HOJAS DE CALCULO, PRESENTACIONES EN SOFTWARE, DIAPOSITIVAS QUE DEBA PRESENTAR O SUSTENTAR EL JEFE DE LA DEPENDENCIA EN LAS REUNIONES PROGRAMADAS.
- ATENDER AL PUBLICO, PERSONAL O TELEFONICAMENTE LOS QUE REQUIERAN ENTREVISTA DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA, REGISTRARLOS, ASIGNAR EL DIA Y HORA CUANDO NO SE PUEDE ATENDER INMEDIATAMENTE Y COMUNICARLES CON ANTERIORIDAD EL CAMBIO DEL DIA Y LA HORA, CUANDO SE PRESENTEN INCONVENIENTES Y SE DIFICULTE SU CUMPLIMIENTO POR PARTE DEL MANDATARIO.
- LLEVAR EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LA DEPENDENCIA, ACORDES CON LAS NORMAS DE GESTION DOCUMENTAL Y LOS PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.