Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ADMINISTRAR LA DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA TANTO INTERNA COMO EXTERNA DEL DESPACHO DEL ALCALDE, LA SECRETARIA DE GOBIERNO, SECRETARIO DE PLANEACION Y SECRETARIA DE SALUD, APLICANDO EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE MANERA QUE SE CUENTE CON INFORMACION OPORTUNA Y CONFIABLE; CONFIRMACION Y MANEJO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA ALCALDIA Y EL SISTEMA DE ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS.
Entidad
Alcaldia Palocabildo.
Requisitos de estudios
MINIMO: Terminación y aprobación de tres años de educación básica primaria. MÁXIMO: Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Conservar y velar por el manejo adecuado del archivo general de la Alcaldía de acuerdo a las técnicas establecidas para tal fin y las normas legales.
- Recepcionar las quejas y reclamos de los ciudadanos registrándolas mediante sistema de consecutivo haciendo entrega al funcionario competente realizando el control de términos para su respuesta oportuna de acuerdo a la ley, para lo cual dará aviso al funcionario encargado de su
- trámite.
- llevar el registro, radicación, reparto y seguimiento de la correspondencia interna y externa mediante la aplicación del Sistema de Gestión Documental de la entidad.
- Atender al público personal y telefónicamente de muy buena manera, coordinando las llamadas y entrevistas con el funcionario pertinente.
- Llevar la agenda de actividades del Despacho del Alcalde, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Planeación, Secretaria de Salud, garantizando la reserva del desarrollo de las mismas.
- Garantizar el oportuno suministro de los elementos de trabajo requeridos para el desempeño de las actividades de las anteriores dependencias coordinando con el Almacén General.
- Apoyar a las dependencias en las cuales realiza las funciones de Secretaria en la organización y logística de los diferentes eventos y reuniones que se requieran.
- Ejercer el autocontrol de todas las funciones que le sean encomendadas.
- Colaborar con el diligenciamiento de formatos, elaboración y/o trascripción y trámite de documentos a cargo de la dependencia conforme a las instrucciones que reciba.
- Realizar la gestión de clasificación y archivo de todos los documentos relacionados con el funcionamiento de la dependencia.
- Mantener actualizados los libros de decretos, resoluciones y relación de los proyectos de acuerdo y acuerdos sancionados por el alcalde.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados dentro de la dependencias a las cuales esta asignada.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet.
- Mantener actualizado el directorio telefónico de las dependencias a las que esta signada.
- Recordar los compromisos.
- Rinde los informes de gestión que le sean solicitados por su superior.
- Aplica las normas de control interno y calidad a los procesos y procedimientos de su competencia.
- Cumple y hace cumplir el código de ética institucional.
- Elaborar respectivas liquidaciones con relación a la seguridad social de los funcionarios de la Administración central municipal.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.