Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejercer Funciones de apoyo institucional en el desarrollo de la ejecución de actividades administrativas y de atención al público, logrando el eficaz desarrollo de la misión y funciones de la Personería Municipal.
Entidad
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Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Llevar en forma ordenada y actualizada el archivo de los documentos que se generan en la entidad, así mismo, como los que se reciban de usuarios externos, con el fin de administrar la documentación de conformidad con los requerimientos exigidos.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con asuntos de competencia de la entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Propender por la adecuada presentación de la oficina y por la organización del archivo respectivo, con el fin de brindar un ambiente agradable y funcional.
- Manejar con discreción la información y correspondencia que se reciban en la entidad.
- Llevar el registro y control de los bienes, documentos y archivo de la entidad con el fin de verificar con facilidad su existencia y lograr su conservación.
- Elaborar los pedidos de bienes de consumo y devolutivos y administrar las existencias.
- Elaboración y liquidación de la nómina mensual de la Personería Municipal.
- Elaborar las autoliquidaciones mensuales de aportes a las diferentes entidades promotoras de salud, a los Fondos de Pensiones, a la ARP, Caja de Compensación Familiar, SENA, I.C.B.F
- ESAP y demás entes que legalmente le correspondan.
- Elaborar cheques y comprobantes de egreso, con el fin de cancelar oportunamente los compromisos adquiridos por la entidad.
- Liquidar y diligenciar en términos de la Retención en la Fuente y demás impuestos que sean de obligatoriedad, con el fin de dar cumplimiento a las normas de carácter tributario y fiscal.
- Dar uso exclusivo oficial a los equipos de sistemas de cómputo, comunicación y a los elementos de conformidad y estricto cumplimiento con las funciones inherentes al cargo.
- Llevar la agenda del superior inmediato e informarle oportunamente los compromisos adquiridos
- Controlar los préstamos de libros y documentos, los cuales serán autorizados única y exclusivamente por el Personero Municipal.
- Administrar y mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia incluyendo los teléfonos de la residencia de los funcionarios
- Apoyar al superior inmediato en el control de inventarios y elementos de consumo a través de un libro que refleje, su existencia, estado y agotamiento.
- Apoyar el proceso Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG que se implemente en la entidad con el fin de lograr el mejoramiento continuo de los procesos.
- Suscribir el acta de recibo del cargo, donde se especifique los compromisos pendientes, términos administrativos que estén corriendo, además actividades para el desempeño correcto del cargo.
- Proceder a la entrega efectiva del cargo, dentro del término máximo de quince (15) días hábiles a la finalización de la relación laboral con el ente territorial.
- Las demás funciones que le sean asignadas, de acuerdo a la naturaleza del cargo de conformidad con la ley vigente y sus modificaciones.
- Llevar al día el Libro de Bancos registrando los movimientos bancarios por concepto de consignaciones, notas débitos, notas créditos, Gastos por Movimientos Financieros, cheques cancelados, anulados y demás registros que los afecten, así como también elaborar la respectiva conciliación bancaria.
- Preparar los informes Contables y Presupuéstales con el propósito de ser presentados a las diferentes entidades que los soliciten.
- Recepcionar, tramitar, diligenciar los formularios y documentos de la población desplazada que lo solicite.
- Resolver o tramitar solicitudes o requerimientos de carácter urgente en ausencia del superior inmediato, con el fin de mantener el normal funcionamiento de la Personería.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y la periodicidad requeridas.
- Organizar, radicar y tramitar la correspondencia que sale de acuerdo con los reglamentos.
- Atender personal o telefónicamente al público y concertar las entrevistas autorizadas por el superior inmediato.
- Dar estricto cumplimiento al horario de trabajo establecido para la Personería Municipal, registrándose la hora de entrada y salida en el respectivo libro.
- Atender las llamadas telefónicas exclusivamente de carácter oficial.
- Recibir las diferentes quejas, oficios y peticiones de la ciudadanía, radicándolas en su respectivo libro y dar el trámite correspondiente.
- Verificar que las quejas, oficios y peticiones contengan sus respectivos soportes.
- Recibir los expedientes que por competencia o comisión son enviados a la Personería, realizando la respectiva constancia secretarial y pasarlos al Despacho del Personero para su conocimiento y fines pertinentes
- Elaborar oficios y documentos propios de la entidad aplicando las normas de redacción, ortografía e ICONTEC establecidas.
- Enviar la correspondencia y documentos que se originan en la oficina y controlar el recibo por parte del destinatario, así como verificar el cumplimiento establecido para cada uno de ellos y el término de recibo y entrega, con el fin de mantener actualizada la correspondencia de la entidad.
- Atender las llamadas con destino al personal de la entidad y atender a las personas que se presenten a la oficina, suministrando los datos que sean necesarios, dando la debida orientación cuando se trate de asuntos que deban ser manejados por el personero u otros funcionarios.
- Realizar las notificaciones y citaciones en asuntos disciplinarios iniciados por la Personería o solicitados mediante comisión por cualquier autoridad pública.
- Mantener actualizados los procedimientos secretariales propios de la entidad.
- Realizar y controlar la numeración de los diferentes actos administrativos dictados por el Personero Municipal, para efectuar el control y seguimiento de los mismos.
- Mantener actualizado en lo relativo a los métodos y procedimientos propios de su cargo a fin de aplicarlos en el desarrollo de sus labores.