Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar funciones de apoyo administrativo en la realización de actividades orientadas al cumplimiento de las funciones asignadas a la dependencia donde se ubique.
Entidad
Alcaldia Piedras.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de Gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia
- Llevar un registro de las novedades de personal al servicio de la entidad territorial, de sus hojas de vida, de sus actos de nombramiento y posesión o de contratación si fuere el caso, de capacitación y de méritos en general, de ascenso y de todo lo que disponga la ley con respecto al registro de novedades para personal de planta, de las acciones disciplinarias que se encuentren en firme y de los motivos de su desvinculación.
- Citar el comité de archivo de la entidad, hacer la secretaría técnica y elaborar y custodiar las actas respectivas
- Proyectar y elaborar, los diferentes documentos debidamente notificados, con el fin de dar un trámite oportuno a las diferentes actuaciones del Despacho de manera que se beneficie la dependencia en general.
- Sustanciar y notificar, las providencias, recursos, derechos de petición y actuaciones de acuerdo a los parámetros establecidos por la Ley, para evitar congestión en el despacho y brindar oportunamente la información requerida.
- Velar porque la transferencia de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normatividad y protocolos correspondientes
- Informar al superior inmediato en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías encontradas, relacionadas con los asuntos, elementos, y documentos, a fin de practicar la cultura de autocontrol.
- Recibir, registrar, entregar y/o despachar la correspondencia y organizar, actualizar los diferentes archivos de la Alcaldía.
- Suministrar, información y documentación, a los usuarios internos y externos, para lograr una mejor coordinación en cuanto al desarrollo de la labor del jefe inmediato.
- Suministrar, información y documentación, a los usuarios internos y externos, para lograr una mejor coordinación en cuanto al desarrollo de la labor del jefe inmediato.
- Apoyar la ejecución de los planes y programas relacionados con desarrollo del talento humano, de acuerdo con el plan de Desarrollo Institucional.
- Ejecutar labores de auxiliar de oficina en el despacho donde se ubique, relacionadas con radicación, archivo de documentos, textos, folletos, revistas, periódicos y el suministro de información personal, por teléfono, al público en general y a los funcionarios de la Alcaldía, de acuerdo a las instrucciones del Superior inmediato.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares establecidos en el manual y precisar los cronogramas de transferencia
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de Gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de documentos
- Elaborar los registros de control necesarios
- Recibir, radicar, clasificar y enviar, la correspondencia para el manejo y orden de la oficina y de la dependencia en general.
- Adelantar acciones para mitigar los factores físico-ambientales que estén afectando el normal desempeño de las labores habituales.
- Elaborar oficios, memorandos y demás documentos relacionados con la dependencia y realizar labores secretariales relacionadas con las diligencias y actividades de carácter policivo.
- Mantener actualizados el cuadro de clasificación, las tablas de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estandarizadas requeridas para la gestión documental
- Apoyar el proceso de reclutamiento y selección del personal en coordinación con las diferentes Secretarías y Jefes de Dependencias de la Administración Municipal.
- Desempeñar las demás funciones señaladas en la Constitución, la ley, los Estatutos y las disposiciones que se determinen en la entidad o dependencia a la que pertenece.
- Revisar y actualizar el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia
- Actualizar, los registros de carácter administrativo, a fin de presentar la información pronta y oportuna.
- Ejercer el autocontrol de los procedimientos relacionados con las actividades desarrolladas y atender labores relacionadas con operación del Archivo General del Municipio.
- Gestionar los recursos necesarios requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo v correspondencia
- Colaborar, en la realización de proyectos y actividades que se desarrollen con la comunidad, con el fin de prestar un mejor servicio a los usuarios de la dependencia.
- Elaborar los actos administrativos y demás documentos relacionados las novedades de personal de los funcionarios de la Alcaldía Municipal, de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
- Efectuar monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las Políticas realas y estándares