Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ADMINISTRAR LA INFORMACION DE DESPACHO DE LA DEPENDENCIA PARA EL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO, APLICANDO EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL,ATENCION AL USUARIO, RADIACION DE INGRESOS Y SALDOS DE LA CORRESPONDENCIA,ACORDES CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS
Entidad
Alcaldia San Antonio.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce(12) meses de experiencia.
Funciones del cargo
- REDACTAR OFICIOS EN RESPUESTAS A LAS SOLICITUDES RADICADAS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA O AREA, ACORDES CON LOS PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS Y LAS NORMAS DE TRAMITES DEL DERECHO A LA INFORMACION.
- ELABORAR LAS ACTAS DE LAS REUNIONES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y EJECUTADAS, EN CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCION DE LA DEPENDENCIA.
- ELABORAR LAS RESPUESTAS A LAS SOLICITUDES PRESENTADAS POR LOS HABITANTES RELACIONADA CON LOS PERMISOS Y AUTORIZACIONES, ACORDES CON LOS REQUISITOS Y SOPORTES EXIGIDOS POR LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADO POR LA ALCALDIA.
- REALIZAR ANUALMENTE LAS TRANSFERENCIAS DEL ARCHIVO DE GESTION DE LA DEPENDENCIA AL ARCHIVO CENTRAL DEL MUNICIPIO, EN CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE ORGANIZACION Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- RECIBIR, RADICAR, REDACTAR Y ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA PARA LA FIRMA DEL JEFE Y DISTRIBUIRLA DE ACUERDO CON SUS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS Y ADMINISTRACION DE LA INFORMACION.
- RECEPCIONAR, DOCUMENTOS, ELEMENTOS, REGISTROS, COMO SOPORTE DE LOS PROCESOS MISIONALES O DE APOYO ASIGNADO A LA DEPENDENCIA, ACORDE CON LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS.
- LLEVAR Y MANTENER AL DIA EL ARCHIVO DE GESTION Y LA CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA, ACORDES CON LAS NORMAS DE ORGANIZACION Y ADMINISTRACION DE ARCHIVO.
- ATENDER AL PUBLICO, DAR LAS RESPUESTAS, INFORMACION QUE EL USUARIO SOLICITE O LAS ORIENTACIONES NECESARIAS DONDE LA PUEDE TRAMITAR, ACORDES CON LAS NORMAS RIGEN LA ATENCION AL USUARIO.
- DIGITAR LA INFORMACION EN LOS APLICATIVOS O SOFTWARE ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA EN LA EJECUCION DE PROGRAMAS SISTEMATIZADOS, PRODUCIENDO LOS REPORTES REQUERIDOS PARA LOS INFORMES QUE DEBA RENDIR LA DEPENDENCIA O LA ADMINISTRACION MUNICIPAL A LAS ENTIDADES PUBLICAS QUE LOS SOLICITEN, EN LAS RENDICIONES DE CUENTAS Y DE GESTION.
- MANEJAR CON DISCRECION LA INFORMACION Y LA CORRESPONDENCIA DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA.
- EJERCER AUTOCONTROL EN TODAS LAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS, EN CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR EL MODELO ESTANDAR DE CONTO INTERNO.
- LLEVAR REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVO DE GESTION DE LA OFICINA Y RECORDARLE AL JEFE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS, APLICANDO LOS CONOCIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO DE GESTION DE LA DEPENDENCIA.
- PROYECTAR O TRANSCRIBIR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE ORDENE EL JEFE INMEDIATO COMO EVIDENCIA Y SOPORTE A LOS PROCESOS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA DEPENDENCIA.
- ELABORAR LOS INFORMES DE LAS ACTIVIDADES DIARIAS REALIZADAS EN EL AREA COMO SOPORTE DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRAMITE ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA.
- REALIZAR LAS NOTIFICACIONES RESULTADO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS EXPEDIDOS POR LA DEPENDENCIA, EN CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL,
- LA NATURALEZA DEL CARGO LAS FUNCIONES DEL CARGO Y LAS DE LA DEPENDENCIA.
- ELABORAR DOCUMENTOS EN PROCESADORES DE TEXTO, CUADROS EN HOJAS DE CALCULO,PRESENTACIONES Y APLICATIVOS DE INTERNET, DE ACUERDO A LAS ORDENES Y DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL JEFE INMEDIATO.
- APOYAR LA DEPENDENCIA CON LA EJECUCION DEL PLAN OPERATIVO Y PLAN DE ACCION
- ELABORAR DOCUMENTOS DE TRAMITES DE LOS PROCESOS ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA,ANEXANDO LOS SOPORTES Y DEMAS REQUISITOS EXIGIDOS POR LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR CADA PROCESO.
- SOLICITAR LOS ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS NECESARIOS PARA GARANTIZAR LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS DE CONFORMIDAD CON LA PROGRAMACION DE SUMINISTROS ADOPTADAS POR EL ALMACEN GENERAL DE LA ALCALDIA