Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
REALIZAR ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO Y COMPLEMENTARIO, PARA EL DESARROLLO
DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL EN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO,
COORDINANDO, CAPACITANDO Y MANTENIENDO LA CONSERVACION Y PROTECCION DE LOS
DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE HONDA
Entidad
Alcaldia Honda.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada con el cargo.
Funciones del cargo
- DAR SALIDA A LOS DOCUMENTOS PARA EFECTOS DE SU CONSULTA INTERNA O EXTERNA, SIGUIENDO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN EL COMITE INTERNO DE ARCHIVO DEL MUNICIPIO.
- ESTABLECER CON LAS DEPENDENCIAS LOS PARAMETROS PARA EL MANEJO DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LAS DECISIONES TOMADAS EN EL COMITE DE ARCHIVO MUNICIPAL.
- ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACION O ELIMINACION DE LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON DECISIONES TOMADAS EN EL COMITE INTERNO DE ARCHIVO MUNICIPAL.
- MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS A SU CARGO DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- COLABORAR EN LA BUSQUEDA DE LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS POR EL EQUIPO DE TRABAJO
- APOYAR EN LA ELABORACION DE INFORMES CUANDO EL JEFE INMEDIATO LO SOLICITE, PARA
- INFORMAR ACERCA DE LA EJECUCION DE SUS ACTIVIDADES.
- CONTRIBUIR A UN AMBIENTE ORGANIZACIONAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y ORIENTACION A LA COMUNIDAD.
- CONTRIBUIR Y GARANTIZAR LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR LA INFORMACION QUE LES SEA SOLICITADA, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
- DESEMPEÑAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LOS SERVICIOS
- GENERALES QUE DEMANDE LA ADMINISTRACION.
- APOYAR EN LA IMPLEMENTACION DE LAS POLITICAS Y LINEAMIENTOS DE RETROALIMENTACION Y RELACIONAMIENTO CON EL USUARIO A TRAVES DE LA OFICINA DE ATENCION AL USUARIO VENTANILLA UNICA.
- ORGANIZAR LA DISTRIBUCION DE COMUNICACIONES, QUEJAS, PETICIONES Y RECLAMOS QUE INGRESEN A LA ADMINISTRACION POR LA VENTANILLA UNICA, DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ELABORAR Y ENVIAR A LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS LOS INSTRUCTIVOS PARA QUE ESTAS CLASIFIQUEN Y SELECCIONEN LOS DOCUMENTOS A REMITIR AL ARCHIVO DE ACUERDO CON
- LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS PARA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
- ELABORAR Y COMUNICAR A LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS EL CALENDARIO DE RECIBO DE LOS DOCUMENTOS PARA EL ARCHIVO INACTIVO.
- RECIBIR, SELECCIONAR, RADICAR, CLASIFICAR Y CODIFICAR LOS DOCUMENTOS, DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS PARA LA TRANSFERENCIA DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO.
- UBICAR Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LA FORMA DE CONSERVACION PREVIAMENTE DEFINIDA Y SIGUIENDO LA CLASIFICACION ADOPTADA.
- EJECUTAR EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO DE LOS PROCESOS DE RECEPCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DESDE LA VENTANILLA UNICA Y NOTIFICAR DE MANERA OPORTUNA
- CUALQUIER ANOMALIA O DAÑO QUE SE LLEGARE A PRESENTAR.
- EJECUTAR LAS LABORES DE ORGANIZACION Y MANTENIMIENTO ACTUALIZADO DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO DE LA ALCALDIA, PARA GARANTIZAR LA CORRECTA APLICACION DEL
- SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES.
- REALIZAR LAS CAPACITACIONES A LOS SERVIDORES PUBLICOS EN LO REFERENTE A LA NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTION DOCUMENTAL.
- COORDINAR CON EL SUPERIOR INMEDIATO LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS
- REGLAMENTARIOS
- RESPONDER POR EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA PARA GARANTIZAR SU MANTENIMIENTO, ORGANIZACION, CONTROL Y ACTUALIZACION.
- RESPONDER, PRESERVAR, CUSTODIAR Y DAR UN CORRECTO USO Y DESTINACION DE LOS BIENES MUEBLES ASIGNADOS A SU CARGO.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR AUTORIDAD O NORMAS COMPETENTES ACORDES CON EL PROPOSITO DEL EMPLEO.