Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejercicio de actividades de apoyo y complementarias fundamentales para la ejecución integral de procesos misionales a cargo de la Personería Municipal de Tutazá (Boyacá).
Entidad
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Requisitos de estudios
Aprobación de tres (03) años de educación básica secundaria.
Requisitos de experiencia
Ninguna.
Funciones del cargo
- Recibir las declaraciones de las víctimas de acuerdo con la Ley 1448 de 2011.
- Informar oportunamente al Personero Municipal acerca del estado de todos los asuntos sometidos a su consideración o sobre los que haya avocado conocimiento en ejercicio del cargo.
- Atender y resolver de manera oportuna las solicitudes verbales realizadas por los usuarios de la entidad que no requieran intervención del Personero Municipal.
- Garantizar conjuntamente con el Personero Municipal la adecuada administración de los recursos que conforman el presupuesto de la entidad.
- Programar y coordinar el trabajo de su Despacho, controlando y respondiendo por su correcta ejecución.
- Actuar como recepcionista en el Despacho del Personero Municipal, atendiendo cortésmente, sin distinción alguna, a los usuarios de la entidad.
- Realizar las actas y coordinar las acciones necesarias para cumplir con la función de la Secretaría Técnica de la Personería Municipal en la Mesa de Participación Municipal Efectiva de Víctimas.
- Manejar conjuntamente con el Personero Municipal la cuenta bancaria de la entidad.
- Ejercer la supervisión de los contratos y convenios que suscriba la Personería Municipal.
- Coordinar conjuntamente con el Personero Municipal la elaboración del proyecto de presupuesto de la entidad.
- Firmar póliza de manejo ante compañía de seguros para la ejecución del presupuesto de la Personería Municipal.
- Asistir al Personero en la administración de recursos humanos, materiales y presupuéstales fundamentales para la ejecución de funciones misionales. Para el efecto, adelantará mensualmente o cuando se requiera, de manera ordenada, precisa y clara todo lo relacionado con el trámite de las cuentas a cargo de la Personería Municipal de Tutazá (Boyacá).
- Publicar en la página del SECOP, dentro de los términos legales, los documentos expedidos por la Personería Municipal, con ocasión a la actividad contractual.
- Elaborar certificados de disponibilidad presupuestal, registros presupuestales y certificados de egreso requeridos en las diferentes transacciones que deba adelantar la Personería Municipal.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, que ingresen fisca o electrónicamente, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
- Garantizar la conservación en buen estado de bienes muebles que reposen en la Personería Municipal.
- Repartir de manera inmediata la correspondencia física y/o electrónica a los funcionarios competentes para el trámite o direccionamiento. Para el efecto, diseñará un sistema de alerta para asegurar que las acciones y/o actuaciones que demanden todos los asuntos que ingresen a la Personería Municipal se ejecuten dentro de los términos legales, con especial énfasis en despachos comisorios.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Efectuar operaciones técnicas necesarias para garantizar la actividad presupuestal, contable y contractual necesaria para el adecuado funcionamiento de la Personería Municipal.
- Expedir y autenticar con firmas las copias, desgloses y certificados que los particulares soliciten, de documentos que reposen en el archivo de la Personería Municipal.
- Atender oportunamente los pagos de compromisos a cargo de la Personería Municipal y efectuar los giros a través de los medios disponibles y pertinentes.
- Colaborar al Personero Municipal en la ejecución de en su agenda de trabajo, organizando y recordando con anticipación los compromisos y asuntos que deban atenderse.
- Representar al Personero Municipal, previa autorización, en las diferentes actuaciones y actividades oficiales que requieran su presencia, en caso de ausencias justificadas en situaciones administrativas que impliquen el ejercicio del cargo fuera de la sede habitual.
- Realizar, previa concertación y autorización del Personero Municipal, las solicitudes de transferencia ante la Secretaría de Hacienda del Municipio de Tutazá (Boyacá).
- Informar al Personero Municipal de los asuntos confidenciales sometidos a su consideración siempre que impliquen la activación de rutas vinculadas a la entidad.
- Controlar y registrar lo concerniente a préstamos de libros y documentos que pertenezcan a la Personería Municipal.
- Rendir los informes presupuestales, contables y contractuales, requeridos por órganos de control u otras entidades públicas con competencias sobre la materia.
- Diseñar sistemas de alerta para monitorear la sustanciación, notificación, publicación y/o comunicación, de actuaciones en el marco de procesos disciplinarios adelantados por la Personería Municipal de Tutazá (Boyacá) asegurando de manera estricta el cumplimiento de términos legales.
- Las demás que le sean asignadas por el Personero Municipal.
- Rendir cuando lo requiera el Personero Municipal informe detallado sobre el estado del presupuesto de la entidad.
- Abrir y cerrar dentro del horario de trabajo la puerta de la sede de la Personería Municipal.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
- Proyectar, someter a la aprobación del Personero Municipal y publicar oportunamente todos los planes institucionales dentro de los términos conferidos para el efecto.
- Llevar a cabo la ejecución presupuestal de la Personería Municipal.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Disponer lo concerniente para que el archivo de la Personería Municipal de Tutazá (Boyacá), se organice y controle en forma adecuada, facilitando su consulta, según los parámetros definidos en la Ley General de Archivo.