Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejercicio de actividades de apoyo y complementarias fundamentales para la ejecución integral de procesos misionales a cargo de la Personería Municipal de Belén (Boyacá).
Entidad
Personeria Municipal Belen.
Requisitos de estudios
Aprobación de tres (03) años de educación básica secundaria.
Requisitos de experiencia
Ninguna.
Funciones del cargo
- Atender y resolver de manera oportuna las solicitudes verbales realizadas por los usuarios de la entidad que no requieran intervención del Personero Municipal.
- Programar y coordinar el trabajo de su Despacho, controlando y respondiendo por su correcta ejecución.
- Proyectar, someter a la aprobación del Personero Municipal y publicar oportunamente todos los planes institucionales dentro de los términos conferidos para el efecto.
- Informar al Personero Municipal de los asuntos confidenciales sometidos a su consideración siempre que impliquen la activación de rutas vinculadas a la entidad.
- Colaborar al Personero Municipal en la ejecución de en su agenda de trabajo, organizando y recordando con anticipación los compromisos y asuntos que deban aten-derse.
- Garantizar la discreción y reserva de todos los asuntos tramitados y/o en poder de la Personería Municipal.
- Revisar y asegurar que todo documento que salga del despacho esté correctamente elaborado.
- Repartir de manera inmediata la correspondencia física y/o electrónica a los funcionarios competentes para el trámite o direccionamiento. Para el efecto, diseñará un sis-tema de alerta para asegurar que las acciones y/o actuaciones que demanden todos los asuntos que ingresen a la Personería Municipal se ejecuten dentro de los términos le-gales, con especial énfasis en despachos comisorios.
- Diseñar sistemas de alerta para monitorear la sustanciación, notificación, publicación y/o comunicación, de actuaciones en el marco de procesos disciplinarios adelantados por la Personería Municipal de Belén (Boyacá) asegurando de manera estricta el cumplimiento de términos legales.
- Controlar y registrar lo concerniente a préstamos de libros y documentos que pertenezcan a la Personería Municipal.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, que ingresen fisca o electrónicamente, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Asistir al Personero en la administración de recursos humanos, materiales y presupuéstales fundamentales para la ejecución de funciones misionales. Para el efecto, adelantará mensualmente o cuando se requiera, de manera ordenada, precisa y clara todo lo relacionado con el trámite de las cuentas a cargo de la Personería Municipal de Belén (Boyacá).
- Disponer lo concerniente para que el archivo de la Personería Municipal de Belén (Boyacá), se organice y controle en forma adecuada, facilitando su consulta, según los parámetros definidos en la Ley General de Archivo.
- Representar al Personero Municipal, previa autorización, en las diferentes actuaciones y actividades oficiales que requieran su presencia, en caso de ausencias justificadas en situaciones administrativas que impliquen el ejercicio del cargo fuera de la sede habitual.
- Informar oportunamente al Personero Municipal acerca del estado de todos los asuntos sometidos a su consideración o sobre los que haya avocado conocimiento en ejercicio del cargo.
- Expedir y autenticar con firmas las copias, desgloses y certificados que los particulares soliciten, de documentos que reposen en el archivo de la Personería Municipal.
- Ejercer la supervisión de los contratos y convenios que suscriba la Personería Municipal.
- Recibir las declaraciones de las víctimas de acuerdo con la Ley 1448 de 2011.
- Publicar en la página del SECOP, dentro de los términos legales, los documentos ex-pedidos por la Personería Municipal, con ocasión a la actividad contractual.
- Realizar las actas y coordinar las acciones necesarias para cumplir con la función de la Secretaría Técnica de la Personería Municipal en la Mesa de Participación Municipal Efectiva de Victimas.
- Las demás que le sean asignadas por el Personero Municipal.
- Garantizar la conservación en buen estado de bienes muebles que reposen en la Personería Municipal.
- Coordinar conjuntamente con el Personero Municipal la elaboración del proyecto de presupuesto de la entidad.
- Efectuar operaciones técnicas necesarias para garantizar la actividad presupuestal, contable y contractual necesaria para el adecuado funcionamiento de la Personería Municipal.
- Elaborar certificados de disponibilidad presupuestal, registros presupuestales y certificados de egreso requeridos en las diferentes transacciones que deba adelantar la Personería Municipal.
- Garantizar conjuntamente con el Personero Municipal la adecuada administración de los recursos que conforman el presupuesto de la entidad.
- Realizar, previa concertación y autorización del Personero Municipal, las solicitudes de transferencia ante la Secretaría de Hacienda del Municipio de Belén (Boyacá).
- Atender oportunamente los pagos de compromisos a cargo de la Personería Municipal y efectuar los giros a través de los medios disponibles y pertinentes.
- Manejar conjuntamente con el Personero Municipal la cuenta bancaria de la entidad.
- Rendir cuando lo requiera el Personero Municipal informe detallado sobre el estado del presupuesto de la entidad.
- Rendir los informes presupuestales, contables y contractuales, requeridos por órganos de control u otras entidades públicas con competencias sobre la materia.