Estado
La convocatoria Territorial para municipios de quinta y sexta categoría ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejercer funciones de apoyo institucional en desarrollo de la ejecucion de actividades secretariales, administracion documental, legalizacion de cuentas y tramite de pago, actualizacion constante con las nuevas Tecnologias de Informacion y Comunciacion con el fin de contribuir a una eficiente y eficaz labor de la Personeria Municipal al servicio de la comunidad.
Entidad
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Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
36 meses
Funciones del cargo
- Elaborar los pedidos de bienes de consumo y devolutivos y administrar las existencias
- Apoyar al superior inmediato en el control de inventario y elementos de consumo a traves de un libro que refleje su existencia, estado y agotamiento
- Manejar con discrecion la información y correspondencia que se reciban en la entidad
- Presentar los informes contables, presupuestales elaborados por el contratista contable con el proposito de ser remitidos a las demas entidades que lo soliciten
- Atender las llamadas con destino al personal de la entidad y atender a las personas que se presenten a la oficina, suministrando los datos que sean necesarios dando la debida orientacion cuando se trate de asuntos que deban ser manejados por el personero u otros funcionarios
- Administrar y mantener actualizado el directorio telefonico de la dependencia incluyendo los telefonos de la residencia de los funcionarios
- Orientar a los usuarios y suministrar información documentos o elementos que sena solicitados de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos
- Mantener actualizado en lo relativo a los metodos y procedimientos propios de su cargo a fin de aplicarlos en eld desarrollo de sus labores
- Llevar el registro y control de los bienes, documentos y archivo de la entidad con el fin de verificar con faciidad su existencia y lograr su conservación
- Resolver o tramitar solicitudes o requerimientos de carácter urgente en ausencia del superior inmediato, con el fin de mantener el normal funcionamiento de la Personeria
- Atender las llamadas telefonicas exclusivamente de carácter oficial
- Recibir las diferentes quejas, oficios, peticiones de la ciudadania verificando que estas contengan sus respectivos soportes radicándolas y dandoles el trámite correspondiente
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y la periodicidad requerida
- Elaboración y liquidación de la nómina mensual de la Personería Municipal
- Enviar la correspondencia y documentos que se originan en la oficina y controlar el recibo por parte del destinatario, asi como verificar el cumplimiento establecido para cada uno de ellos y el termino de recibo y entrega, con el fin de mantener actualizada la correspondencia de la entidad
- Recepcionar, tramitar, diligenciar los formularios y documentos de la poblacion desplazada que lo solicite
- Elaborar oficios y documentos propios de la entidad aplicando las normas de redacción, ortografia de ICONTEC establecidas
- Mantener actualizados los procedimientos secretariales propios de la entidad
- Elaborar cheques y comprobantes de egreso, con el fin de cancelar oportunamente los compromisos adquiridos por la entidad
- Las demas funciones que le asigne el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del cargo
- Llevar en forma ordenada y actualizada el archivo de los documentos que se generan en la entidad, asi mismo, como los que se reciban de clientes externos, con el fin de administrar la documentacion de conformidad con los requerimientos exigidos
- Propender por la adecuada presentacion de la oficina y organizacion del archivo respectivo, con el fin de brindar un ambiente agradable y funcional
- Organizar, radicar y tramitar la correspondencia que sale de acuerdo con los reglamentos
- Realizar y controlar la numeracion de los diferentes actos administrativos dictados por el Personero Municipal, para efectuar el control y seguimiento de los mismos
- Dar estricto cumplimiento al horario de trabajo establecido para la Personeria Municipal, registrandose la hora de entrada y de salida en el respectivo libro
- Elaborar las autoiliquidaciones mensuales de aportes a las diferentes entidades promotoras de salud, a los fondos de pensiones, a la ARP, Caja de Compensacion Familiar, SENA, ICBF, ESAP y demas entes que legalmente le correspondan
- Ralizar las notificaciones y citaciones pertinentes adelantadas en todas las actuaciones administrativas de competencia de la Personeria o solicitados mediante comision por cualquier autoridad pública
- Dar uso exclusivo oficial a los equipos de sistema de computo, comunicación y a los elementos de conformidad y estricto cumplimiento con las funciones inherentes al cargo
- Recibir los expedientes que por competencia o comisión son enviados a la Personería realizando la respectiva constancia secretarial y pasarlos al Despacho del Personero para su conocimiento y fines pertinentes
- Llevar la agenda del superior inmediato e informarle oportunamente los compromisos adquiridos
- Controlar los prestamos de libros y documentos, los cuales seran autorizados unica y exclusivamente por el Personero Municipal
- Atender personal o telefonicamente al público y concertar las entrevistas autorizadas por el superior inmediato
- LLevar al dia el libro de Bancos registrando los movimientos bancarios por concepto de consignaciones, notas debitos, notas créditos, gastos por movimiento financiero, cheques cancelados, anulados y demas registros que le afecten, asi como tambien elaborar la respectiva conciliacion bancaria