Estado
La convocatoria Territorial 12 está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
BRINDAR ASISTENCIA ADMINISTRATIVA A LA DEPENDENCIA CON EL SUMINISTRO, PROCESAMIENTO, ARCHIVO, DISTRIBUCION Y RECEPCION DE LA INFORMACION, CON EL FIN DE CONTRIBUIR A LA EJECUCION EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA DE LOS PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS QUE SE DESARROLLAN EN LA DEPENDENCIA.
Entidad
Proceso Seleccion Modalidad Ascenso Territorial 12 Gobernacion Atlantico.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO. Certificación de 40 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: ADMINISTRACION. Certificación de 40 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: GESTION DOCUMENTAL. Certificación de 40 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: SECRETARIADO EJECUTIVO.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- RECEPCIONAR Y MANTENER ACTUALIZADOS, CLASIFICADOS Y ORGANIZADOS LOS DOCUMENTOS GENERADOS Y RECIBIDOS EN LA DEPENDENCIA Y/O ARCHIVO DE GESTION, GARANTIZANDO UNA BUSQUEDA OPORTUNA DE LOS MISMOS CUANDO SE REQUIERA, CONFORME A LA NORMATIVA VIGENTE Y LOS LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- APLICAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD) Y APOYAR EN SU IMPLEMENTACION EN LA DEPENDENCIA.
- APOYAR EN LA CUSTODIA, SEGURIDAD Y CONSERVACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS DE LA DEPENDENCIA, EVITANDO DETERIORO, PERDIDA O ACCESO NO AUTORIZADO.
- PREPARAR LOS DOCUMENTOS QUE HAYAN CUMPLIDO SU TIEMPO EN ARCHIVO DE GESTION PARA SER TRANSFERIDOS AL ARCHIVO CENTRAL, SEGUN LA NORMATIVIDAD Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- DIGITALIZAR DOCUMENTOS SEGUN LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Y CARGAR LA INFORMACION EN LOS SISTEMAS DOCUMENTALES QUE APLIQUEN.
- RECIBIR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR, DIGITALIZAR Y CONTROLAR LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y GENERADA A TRAVES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
- ELABORAR Y/O TRANSCRIBIR OFICIOS, INFORMES, CIRCULARES, ACTAS Y DEMAS DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LOS SERVIDORES DE LA DEPENDENCIA, CON BASE EN LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- COORDINAR, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS, REUNIONES Y EVENTOS QUE DEBA ATENDER EL JEFE INMEDIATO, LLEVANDO LA AGENDA CORRESPONDIENTE Y RECORDANDO LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS.
- ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR INFORMACION, DOCUMENTOS O ELEMENTOS QUE SEAN SOLICITADOS, DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, LAS AUTORIZACIONES Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- REALIZAR CONTROLES PERIODICOS SOBRE EL CONSUMO DE ELEMENTOS DE OFICINA, CON EL FIN DE DETERMINAR SU NECESIDAD REAL Y REPORTAR LOS REQUERIMIENTOS DE CONSUMO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y ELEMENTOS DE OFICINA DE LA DEPENDENCIA.
- PROYECTAR RESPUESTAS A PQRS (PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS) RELACIONADAS CON SU AREA DE DESEMPEÑO Y LAS RESPONSABILIDADES ASIGNADAS.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN EL DESARROLLO, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (SGC), DEL SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST) Y DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL (SGA) DEL DEPARTAMENTO DEL ATLANTICO, APLICANDO PRINCIPIOS DE AUTOCONTROL, ACATANDO LAS RECOMENDACIONES Y PROMOVIENDO EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU SUPERIOR INMEDIATO Y QUE ESTEN RELACIONADAS CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.