Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
OFRECER EL APOYO A LOS NIVELES JERARQUICOS SUPERIORES, MEDIANTE LA PARTICIPACION EN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTALES, CON LA REALIZACION EFICIENTE Y OPORTUNA DE ACTIVIDADES DE CARACTER ADMINISTRATIVO.
Entidad
Uae Pensiones Departamento Cundinamarca.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Treinta y seis(36) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- CUMPLIR CON LAS NORMAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LAS POLITICAS DE CALIDAD, AMBIENTAL, DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, TRANSFORMACION DIGITAL Y LAS DEMAS QUE ADOPTE LA ENTIDAD ASI COMO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
- ELABORAR, DE CONFORMIDAD CON INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO, LOS OFICIOS E INFORMES PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS SOBRE DOCUMENTOS QUE SOLICITEN JUZGADOS, TRIBUNALES ORGANISMOS DE CONTROL Y DEPENDENCIAS DEPARTAMENTALES.
- ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES QUE LE FUERON ASIGNADOS EN SU RESPECTIVO EXPEDIENTE, DE ACUERDO CON LAS TABLAS DE RETENCION, LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, Y LAS NORMAS VIGENTES.
- APOYAR LA CONSERVACION, SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSEN EN EL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION QUE ESTEN BAJO RESPONSABILIDAD DEL AREA, ESTABLECIENDO MECANISMOS DE CONTROL PARA SU CONSULTA Y REPRODUCCION, CONFORME A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- EFECTUAR Y RECIBIR LLAMADAS TRANSMITIENDO LOS MENSAJES CORRESPONDIENTES.
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE A LOS USUARIOS DE LA DEPENDENCIA SUMINISTRANDO LA INFORMACION Y ORIENTACION REQUERIDA.
- RECIBIR, CLASIFICAR, CONFRONTAR Y ARCHIVAR DOCUMENTOS DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL QUE SE APLIQUEN A LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE.
- ATENDER Y DAR RESPUESTA DE FONDO O TRASLADAR ADECUADAMENTE A LOS DERECHOS DE PETICION PRESENTADOS POR LOS USUARIOS QUE LE SEAN ASIGNADOS.
- ORGANIZAR, ARCHIVAR Y ADMINISTRAR DOCUMENTOS, CORRESPONDENCIA Y DEMAS INFORMACION DE LA DEPENDENCIA, DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS VIGENTES SOBRE ARCHIVISTICA Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ELABORAR, DE CONFORMIDAD CON INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO, OFICIOS, CUADROS, CERTIFICACIONES, DECLARACIONES E INFORMES QUE SE DERIVEN DEL AREA DE DESEMPEÑO, Y COMO CONSECUENCIA DE LOS PROCESOS EN QUE INTERACTUAN.
- APOYAR LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD), A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, COMO PARTE DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y DEL PLAN DE ACCION ANUAL, Y SUPERVISAR SU CUMPLIMIENTO.
- FORMULAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LAS ACTIVIDADES PLANTEADAS EN PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LAS AUDITORIAS DE ENTES DE CONTROL Y LAS DESARROLLADAS AL INTERIOR DE LA UNIDAD.
- APOYAR EN ACTUALIZACION DEL INFORME DE INVENTARIOS ANUALES DE BIENES DEVOLUTIVOS Y TRIMESTRALES DE BIENES DE CONSUMO.
- APOYAR EN LA VERIFICACION QUE SE REGISTREN OPORTUNAMENTE LAS NOVEDADES RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION DE BIENES DE LA ENTIDAD Y QUE SE TRAMITEN OPORTUNAMENTE EL PAZ Y SALVO DE ACTIVOS AL MOMENTO DEL RETIRO DE UN FUNCIONARIO
- ORGANIZAR, MANEJAR Y CONTROLAR EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DETERMINADOS.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL EMPLEO.
- PARTICIPAR EN LAS ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA EL MANTENIMIENTO, SOPORTE, OPERACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
- DESARROLLAR LAS ACCIONES TENDIENTES A LA EFECTIVA ATENCION Y SERVICIO AL CIUDADANO, GARANTIZANDO LA ACCESIBILIDAD A LA INFORMACION CON LA OPORTUNIDAD Y CALIDAD REQUERIDAS, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- APOYAR LAS ACTIVIDADES DE SOPORTE EN LO ADMINISTRATIVO PARA MANTENER ACTUALIZADOS LOS INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Y LAS INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO.
- APOYAR LA IMPLEMENTACION, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ASI COMO DAR CUMPLIMIENTO A LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y ACTIVIDADES DEFINIDOS EN LOS PROCESOS EN LOS CUAL PARTICIPA Y DESARROLLA SUS LABORES.
- APOYAR EL CONTROL Y SUMINISTRO DE INVENTARIOS DE BIENES TECNOLOGICOS Y DE CONSUMO.
- ELABORAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ESTABLECIDAS.
- DESPLAZARSE DENTRO Y FUERA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL EMPLEO Y LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA.
- PREPARAR CORRESPONDENCIA, DOCUMENTOS E INFORMES DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- COLABORAR CON EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA DEPENDENCIA, EN LO REFERENTE AL MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS OFIMATICAS Y EQUIPOS DE OFICINA. RECIBIR, REVISAR, RADICAR, CLASIFICAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA OPORTUNAMENTE DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO Y SISTEMAS ESTABLECIDOS.
- COORDINAR LA TRANSFERENCIA DE LA DOCUMENTACION DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA UAEPC AL ARCHIVO CENTRAL, UNA VEZ HAYA CUMPLIDO EL TIEMPO DE PERMANENCIA EN LA DEPENDENCIA PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS.
- ELABORAR, PREPARAR Y PRESENTAR LOS INFORMES REQUERIDOS POR EL SUPERIOR INMEDIATO.