Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
OFRECER EL APOYO A LOS NIVELES JERARQUICOS SUPERIORES, MEDIANTE LA PARTICIPACION EN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTALES, CON LA REALIZACION EFICIENTE Y OPORTUNA DE ACTIVIDADES DE CARACTER ADMINISTRATIVO.
Entidad
Uae Pensiones Departamento Cundinamarca.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Ocho(8) años de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- ASIGNAR SEGUN CUADRO DE REPARTO, LOS DOCUMENTOS, QUE GENERALMENTE SON CUENTAS DE COBRO, A LOS FUNCIONARIOS Y/O CONTRATISTAS COMPETENTES, PARA SU DEBIDO TRAMITE.
- ELABORAR, DE CONFORMIDAD CON INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO, LOS OFICIOS E INFORMES PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS SOBRE DOCUMENTOS QUE SOLICITEN JUZGADOS, TRIBUNALES ORGANISMOS DE CONTROL Y DEPENDENCIAS DEPARTAMENTALES.
- CUMPLIR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE ASIGNE LA DIRECCION GENERAL, ACORDES CON LA NATURALEZA DE LA DEPENDENCIA.
- DESPLAZARSE DENTRO Y FUERA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL EMPLEO Y LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA.
- RECIBIR, CLASIFICAR, CONFRONTAR Y ARCHIVAR DOCUMENTOS DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL QUE SE APLIQUEN A LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE.
- COLABORAR CON EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA DEPENDENCIA, EN LO REFERENTE AL MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS OFIMATICAS Y EQUIPOS DE OFICINA. RECIBIR, REVISAR, RADICAR, CLASIFICAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA OPORTUNAMENTE DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO Y SISTEMAS ESTABLECIDOS.
- PRESENTAR INFORME CUANTITATIVO Y CUALITATIVO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE BONOS PENSIONALES GENERADAS, REQUERIDO POR EL SUBDIRECTOR DE ESTUDIOS ECONOMICOS Y ACTUALIZACION DEL PASIVO PENSIONAL.
- COLABORAR CON LA ORGANIZACION, CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA DEPENDENCIA DONDE SE ENCUENTRE DISTRIBUIDO
- COLABORAR CON LAS LABORES DEL AREA DE DESEMPEÑO EN EL PROCESO DE DESCARTE DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LAS NORMAS VIGENTES Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- EFECTUAR Y RECIBIR LLAMADAS TRANSMITIENDO LOS MENSAJES CORRESPONDIENTES.
- LLEVAR CONTROL AL TRAMITE DE LOS DOCUMENTOS PROPIOS DE LA DEPENDENCIA, QUE HAYAN CUMPLIDO SU FINALIDAD Y QUE DEBAN SER ARCHIVADOS.
- REALIZAR ACTIVIDADES DE ANALISIS, REVISION, CONTROL Y EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO CON LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DE LOS INMUEBLES PROPIEDAD DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES.
- ATENDER Y DAR RESPUESTA DE FONDO O TRASLADAR ADECUADAMENTE A LOS DERECHOS DE PETICION PRESENTADOS POR LOS USUARIOS QUE LE SEAN ASIGNADOS.
- ASISTIR LA GESTION PARA LA ADMINISTRACION EFICIENTE DE LOS INMUEBLES PROPIEDAD DEL FONDO DE PENSIONES PUBLICAS DE CUNDINAMARCA, CON EL FIN DE PROTEGERLOS Y LOGRAR SU SOSTENIBILIDAD Y GENERACION DE INGRESOS.
- PREPARAR CORRESPONDENCIA, DOCUMENTOS E INFORMES DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- VERIFICAR LOS CORREOS DE ENVIO DE LAS COMUNICACIONES DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE BONOS PENSIONALES.
- COMUNICAR VIRTUALMENTE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE BONOS PENSIONALES Y AUTORIZACIONES FONPET, A LAS DIFERENTES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES (AFPS) Y A LA ADMINISTRADORA DE PENSIONES COLPENSIONES.
- ELABORAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ESTABLECIDAS.
- ENVIAR COPIA AL AREA FINANCIERA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE BONOS PENSIONALES DE PAGO CON RECURSOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA.
- ASIGNAR LAS RESOLUCIONES DE BONOS PENSIONALES CON PAGO DE LOS RECURSOS DEL FONPET, A LOS FUNCIONARIOS Y/O CONTRATISTAS COMPETENTES PARA LA PROYECCION DE LAS AUTORIZACIONES DE RETIRO DE LOS RECURSOS DEL FONPET.
- COLABORAR EN LA ATENCION A LOS FUNCIONARIOS O USUARIOS DE LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA DEPENDENCIA.
- ORGANIZAR, MANEJAR Y CONTROLAR EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DETERMINADOS.
- RECEPCIONAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE BONOS PENSIONALES.
- ASISTIR EN LA ELABORACION DEL INVENTARIO DE LOS BIENES INMUEBLES QUE CONFORMAN EL PATRIMONIO AUTONOMO DEL FONDO DE PENSIONES PUBLICAS DE CUNDINAMARCA, SE ACTUALIZA CON BASE EN LAS DISPOSICIONES LEGALES SOBRE LA MATERIA.
- RECEPCIONAR LOS DOCUMENTOS ENVIADOS POR EL AREA DE RADICACION, CORRESPONDIENTES AL AREA DE CUOTAS PARTES POR PAGAR
- APOYAR LA IMPLEMENTACION, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ASI COMO DAR CUMPLIMIENTO A LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y ACTIVIDADES DEFINIDOS EN LOS PROCESOS EN LOS CUAL PARTICIPA Y DESARROLLA SUS LABORES.
- ELABORAR, DE CONFORMIDAD CON INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO, OFICIOS, CUADROS, CERTIFICACIONES, DECLARACIONES E INFORMES QUE SE DERIVEN DEL AREA DE DESEMPEÑO, Y COMO CONSECUENCIA DE LOS PROCESOS EN QUE INTERACTUAN.
- ORGANIZAR, ARCHIVAR Y ADMINISTRAR DOCUMENTOS, CORRESPONDENCIA Y DEMAS INFORMACION DE LA DEPENDENCIA, DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS VIGENTES SOBRE ARCHIVISTICA Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- EJECUTAR LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA EL CONTROL, ORGANIZACION, CLASIFICACION Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE GESTION DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE SE DESEMPEÑA.
- ATENDER A LOS USUARIOS, REFERENTE A LA COMUNICACION DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE BONOS PENSIONALES REALIZADA A LAS AFPS Y A LA ADMINISTRADORA DE PENSIONES COLPENSIONES.
- FORMULAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LAS ACTIVIDADES PLANTEADAS EN PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LAS AUDITORIAS DE ENTES DE CONTROL Y LAS DESARROLLADAS AL INTERIOR DE LA UNIDAD.
- DILIGENCIAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS ESTABLECIDOS EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA DEL AREA.
- CUMPLIR CON LAS NORMAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LAS POLITICAS DE CALIDAD, AMBIENTAL, DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, TRASFORMACION DIGITAL Y LAS DEMAS QUE ADOPTE LA ENTIDAD, ASI COMO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE A LOS USUARIOS DE LA DEPENDENCIA SUMINISTRANDO LA INFORMACION Y ORIENTACION REQUERIDA.
- COLABORAR CON LAS ACTIVIDADES DE INFORMACION, SOBRE LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN SER REMITIDOS AL ARCHIVO GENERAL, DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Y LAS INSTRUCCIONES QUE IMPARTA EL SUPERIOR INMEDIATO.