Estado
La convocatoria Entidades del Orden Territorial 2022 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
OFRECER EL APOYO A LOS NIVELES JERARQUICOS SUPERIORES, MEDIANTE LA PARTICIPACION EN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTALES, CON LA REALIZACION EFICIENTE Y OPORTUNA DE ACTIVIDADES DE CARACTER ADMINISTRATIVO.
Entidad
Uae Pensiones Departamento Cundinamarca.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Tres(3) años de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- EFECTUAR Y RECIBIR LLAMADAS TRANSMITIENDO LOS MENSAJES CORRESPONDIENTES.
- ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS CORRESPONDIENTE A LOS OFICIOS ENVIADOS POR MEDIO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IMPLEMENTADOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES.
- PREPARAR CORRESPONDENCIA, DOCUMENTOS E INFORMES DE LA DEPENDENCIA DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
- ASIGNACION Y CONTROL DE NUMEROS EN BASE DE DATOS DE LOS OFICIOS POR MEDIO DE LOS CUALES SE NOTIFICAN LAS DIFERENTES ENTIDADES.
- ELABORAR, DE CONFORMIDAD CON INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO, LOS OFICIOS E INFORMES PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS SOBRE DOCUMENTOS QUE SOLICITEN JUZGADOS, TRIBUNALES ORGANISMOS DE CONTROL Y DEPENDENCIAS DEPARTAMENTALES.
- DESPLAZARSE DENTRO Y FUERA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL EMPLEO Y LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA.
- ATENDER Y DAR RESPUESTA DE FONDO O TRASLADAR ADECUADAMENTE A LOS DERECHOS DE PETICION PRESENTADOS POR LOS USUARIOS QUE LE SEAN ASIGNADOS.
- CUMPLIR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE ASIGNE LA DIRECCION GENERAL, ACORDES CON LA NATURALEZA DE LA DEPENDENCIA.
- ORGANIZAR, ARCHIVAR Y ADMINISTRAR DOCUMENTOS, CORRESPONDENCIA Y DEMAS INFORMACION DE LA DEPENDENCIA, DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS VIGENTES SOBRE ARCHIVISTICA Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ASIGNACION DE NUMERO Y ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DEL AREA DE COBRO COACTIVO.
- EJECUTAR LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA EL CONTROL, ORGANIZACION, CLASIFICACION Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE GESTION DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA EN LA QUE SE DESEMPEÑA.
- ELABORAR, DE CONFORMIDAD CON INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO, OFICIOS, CUADROS, CERTIFICACIONES, DECLARACIONES E INFORMES QUE SE DERIVEN DEL AREA DE DESEMPEÑO, Y COMO CONSECUENCIA DE LOS PROCESOS EN QUE INTERACTUAN.
- COLABORAR CON EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA DEPENDENCIA, EN LO REFERENTE AL MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS OFIMATICAS Y EQUIPOS DE OFICINA. RECIBIR, REVISAR, RADICAR, CLASIFICAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA OPORTUNAMENTE DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO Y SISTEMAS ESTABLECIDOS.
- RECEPCION, VERIFICACION Y DIRECCIONAMIENTO DE DOCUMENTOS RADICADOS POR MEDIO DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, A LOS PROFESIONALES PARA LOS FINES PERTINENTES.
- CUMPLIR CON LAS NORMAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LAS POLITICAS DE CALIDAD, AMBIENTAL, DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, TRASFORMACION DIGITAL Y LAS DEMAS QUE ADOPTE LA ENTIDAD, ASI COMO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- ENVIO POR CORREO ELECTRONICO DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO LAS DIFERENTES RESPUESTAS ALLEGADAS POR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, INDEXACION DE SOPORTE Y TERMINACION DE PROCESO DE ENTREGA.
- RECIBIR, CLASIFICAR, CONFRONTAR Y ARCHIVAR DOCUMENTOS DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL QUE SE APLIQUEN A LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS EN QUE INTERVIENE.
- FORMULAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LAS ACTIVIDADES PLANTEADAS EN PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LAS AUDITORIAS DE ENTES DE CONTROL Y LAS DESARROLLADAS AL INTERIOR DE LA UNIDAD.
- ELABORAR Y MANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ESTABLECIDAS.
- APOYAR LA IMPLEMENTACION, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ASI COMO DAR CUMPLIMIENTO A LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y ACTIVIDADES DEFINIDOS EN LOS PROCESOS EN LOS CUAL PARTICIPA Y DESARROLLA SUS LABORES.
- CONDUCIR Y MANTENER BAJO ABSOLUTA RESERVA LAS RUTAS, HORARIOS, CONVERSACIONES Y DEMAS INFORMACION A LA QUE TENGA ACCESO RELACIONADAS CON LA UNIDAD Y EL PERSONAL QUE MOVILIZA. (TENER EN CUENTA RIESGO DE AFILIACION ARL).
- ATENDER PERSONAL Y TELEFONICAMENTE A LOS USUARIOS DE LA DEPENDENCIA SUMINISTRANDO LA INFORMACION Y ORIENTACION REQUERIDA.
- DESEMPEÑAR LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL EMPLEO.
- ORGANIZAR, MANEJAR Y CONTROLAR EL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DETERMINADOS.