Estado
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Descripción
ASEGURAR EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL, CONFORME A LOS LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUCIONAL, CONTRIBUYENDO AL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES DE CALIDAD Y A LA OPTIMIZACION DE LOS RECURSOS DISPONIBLES. ASI MISMO, BRINDAR SOPORTE EFICIENTE A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y LOGISTICOS DEL AREA MEDIANTE LA EJECUCION DE LABORES SECRETARIALES, DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA Y DE CONTROL DE INVENTARIOS, GARANTIZANDO LA CORRECTA RECEPCION, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA Y DISTRIBUCION DE INSUMOS.
Entidad
Ese Hospital San Luis Beltran Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Uno(1) años de EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- REALIZAR EL MANEJO DE LA GESTION DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION, GARANTIZANDO LA CORRECTA ORGANIZACION, CLASIFICACION, ACTUALIZACION, CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS, CONFORME A LOS LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- MANEJAR EL FONDO DE CAJA MENOR CONFORME A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, GARANTIZANDO EL USO ADECUADO DE LOS RECURSOS, EL REGISTRO OPORTUNO DE LOS MOVIMIENTOS Y LA PRESENTACION DE LOS SOPORTES CORRESPONDIENTES PARA SU LEGALIZACION.
- PRESTAR SERVICIOS DE CONSULTA, ASESORIA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA INSTITUCION, GARANTIZANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA EL ACCESO A LA INFORMACION, ASI COMO LA CONSERVACION Y EL RETORNO OPORTUNO DE LOS DOCUMENTOS PRESTADOS.
- VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO, DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, CON EL FIN DE REALIZAR OPORTUNAMENTE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS, CONFORME A LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA VIGENTE.
- GESTIONAR EL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS INSTITUCIONALES CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LOS PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES Y LOS REGLAMENTOS ESTABLECIDOS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS, GARANTIZANDO LA CONFIDENCIALIDAD, CONSERVACION, ORGANIZACION Y DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION CLINICA.
- DAR RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE COPIA DE HISTORIAS CLINICAS Y REGISTROS ASISTENCIALES, GARANTIZANDO SU ENTREGA UNICAMENTE A LAS PERSONAS Y ENTIDADES AUTORIZADAS, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE SOBRE PROTECCION DE DATOS PERSONALES, CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION Y ACCESO A DOCUMENTOS PRIVADOS SOMETIDOS A RESERVA, ASEGURANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS PARAMETROS LEGALES E INSTITUCIONALES ESTABLECIDOS.
- DIGITALIZAR LA INFORMACION CORRESPONDIENTE Y CARGARLA OPORTUNAMENTE EN LA HISTORIA CLINICA DE CADA PACIENTE, GARANTIZANDO LA INTEGRIDAD, PRECISION Y TRAZABILIDAD DE LOS DATOS, CONFORME A LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA DE HISTORIA CLINICA ELECTRONICA.
- ARCHIVAR Y DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A LAS HISTORIAS LABORALES Y HOJAS DE VIDA DE LOS FUNCIONARIOS ACTIVOS Y RETIRADOS DE LA INSTITUCION, ASEGURANDO SU CORRECTA ORGANIZACION Y DISPONIBILIDAD, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA DE GESTION DOCUMENTAL Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES.
- REALIZAR EL REGISTRO, ACTUALIZACION, CONSULTA Y GESTION DE DOCUMENTOS EL SISTEMA DE CERTIFICACION ELECTRONICA DE TIEMPOS LABORADOS CETIL DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO O PLATAFORMAS DESTINADAS PARA TAL FIN, ASEGURANDO LA INTEGRIDAD, DISPONIBILIDAD Y TRAZABILIDAD DE LA INFORMACION, CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- REALIZAR LAS LABORES DEL ALMACEN INSTITUCIONAL, INCLUYENDO LA SOLICITUD DE INSUMOS, VERIFICACION Y RECEPCION DE PEDIDOS, INGRESO DE FACTURAS EN EL SOFTWARE HOSPITALARIO, ALMACENAMIENTO ADECUADO Y ENTREGA OPORTUNA A LAS DIFERENTES AREAS DE LA E.S.E.
- LLEVAR EL CONTROL DEL INVENTARIO DEL ALMACEN, ASEGURANDO EL REGISTRO PRECISO DE ENTRADAS Y SALIDAS, Y REALIZANDO LOS CIERRES PERIODICOS CORRESPONDIENTES DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES, CON EL FIN DE GARANTIZAR LA DISPONIBILIDAD, TRAZABILIDAD Y ADECUADA GESTION DE LOS INSUMOS.
- REALIZAR EL CONTEO FISICO SEMESTRAL DEL INVENTARIO DE INSUMOS QUE REPOSA EN EL ALMACEN, O CUANDO SEA REQUERIDO, CON EL FIN DE VERIFICAR LA EXISTENCIA, ESTADO Y CONCORDANCIA CON LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS, GARANTIZANDO LA PRECISION Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION, DEJANDO REGISTRO DOCUMENTADO EN LOS FORMATOS INSTITUCIONALES ANEXANDO INFORME TECNICO CORRESPONDIENTE.
- REALIZAR LAS DEVOLUCIONES DE INSUMOS CUANDO LA CALIDAD, CANTIDAD O EL TIPO DE INSUMO RECIBIDO NO CORRESPONDA A LO SOLICITADO.
- CONSOLIDAR LA INFORMACION RELACIONADA CON LA GESTION DE RESIDUOS Y REALIZAR LA RENDICION DEL FORMULARIO RH1 EN LA PLATAFORMA DISPUESTA POR LA ENTIDAD COMPETENTE, CUMPLIENDO CON LOS REQUISITOS LEGALES Y LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES EN MATERIA AMBIENTAL.
- CREAR LOS USUARIOS EN SISTEMA HOSPITALARIO XENCO O EL QUE APLIQUE DEL PERSONAL QUE INGRESA A LA INSTITUCION.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS Y QUE SEAN AFINES CON LA NATURALEZA DEL CARGO.
- PRESENTAR, DE MANERA OPORTUNA Y RESPONSABLE, LAS SOLICITUDES EN EL FORMATO ESTABLECIDO SOBRE INSUMOS REQUERIDOS, ESPECIFICANDO SUS CARACTERISTICAS, CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTION DE INSUMOS.
- APOYAR EN LA ELABORACION Y CONTROL DEL INVENTARIO DEL AREA DE TRABAJO CUANDO SEA REQUERIDO.
- PARTICIPAR EN LA ACTUALIZACION Y DIFUSION DE LOS MANUALES DEL AREA, GARANTIZANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS Y PLAZOS ESTABLECIDOS.
- COORDINAR Y SOCIALIZAR, CON EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD, EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CON EL PERSONAL DEL AREA.
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE HABILITACION HOSPITALARIA, DE AUDITORIA EN SALUD Y DE CONTROL INTERNO QUE GARANTICE LA CALIDAD EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS.
- CONTRIBUIR AL DESARROLLO DE OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES ORIENTADAS A MEJORAR LAS CONDICIONES LABORALES, EL CLIMA ORGANIZACIONAL, LA SALUD OCUPACIONAL, LA CAPACITACION Y EL BIENESTAR DEL PERSONAL, PROMOVIENDO Y ASISTIENDO A ACTIVIDADES DE EDUCACION CONTINUA.
- UTILIZAR DE MANERA EFICIENTE Y RACIONAL LOS RECURSOS E INSUMOS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES.
- MANTENER EN OPTIMAS CONDICIONES DE USO Y FUNCIONAMIENTO LOS ELEMENTOS DE TRABAJO ASIGNADOS, RESPONDIENDO POR SU EXISTENCIA, CUIDADO Y CONSERVACION.
- DISPONER ADECUADAMENTE LOS RESIDUOS HOSPITALARIOS GENERADOS EN EL AREA DE TRABAJO, DE ACUERDO CON EL PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES (PGIRHS).
- BRINDAR UNA ATENCION OPORTUNA, PERSONALIZADA, HUMANIZADA, CONTINUA Y EFICIENTE, DE ACUERDO CON LAS POLITICAS DEFINIDOS POR LA INSTITUCION.
- REPORTAR, DE MANERA OPORTUNA Y CONTINUA, LOS INCIDENTES Y EVENTOS ADVERSOS QUE SE PRESENTEN, UTILIZANDO LOS FORMATOS ESTABLECIDOS.
- PARTICIPAR EN LA EVALUACION EL FUNCIONAMIENTO DEL AREA Y PROPONER PLANES DE MEJORAMIENTO EN FORMA OPORTUNA.
- PRESENTAR DE MANERA PUNTUAL LOS INFORMES, ANALISIS Y EVALUACIONES DERIVADOS DE LA PARTICIPACION EN COMISIONES Y COMITES.
- PARTICIPAR EN ACTIVIDADES DE COORDINACION INTRA E INTERSECTORIAL QUE CONTRIBUYAN AL DESARROLLO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES.
- CUMPLIR CON LAS FUNCIONES ASIGNADAS DENTRO DEL PLAN DE EMERGENCIAS INSTITUCIONAL.
- PARTICIPAR EN ACTIVIDADES DE CAPACITACION Y EDUCACION CONTINUA DIRIGIDAS TANTO AL PERSONAL INSTITUCIONAL COMO A LA COMUNIDAD.
- ASISTIR PUNTUALMENTE A LAS REUNIONES CONVOCADAS POR LA GERENCIA O JEFES INMEDIATOS PARA MANTENERSE ACTUALIZADO SOBRE LA INFORMACION INSTITUCIONAL Y LAS FUNCIONES DEL CARGO.
- PARTICIPAR EN PROCESOS DE FORMACION DE PRACTICANTES, CUANDO ASI SE SOLICITE BAJO CONVENIOS DOCENCIA-SERVICIO CON DILIGENCIA Y ETICA.
- VELAR POR LA BUENA IMAGEN INSTITUCIONAL Y LA ADECUADA PRESENTACION DE LAS INSTALACIONES
- GUARDAR ABSOLUTA CONFIDENCIALIDAD SOBRE LA INFORMACION A LA QUE TENGA ACCESO EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES.
- MANTENER UNA CONDUCTA ETICA, RESPONSABLE Y ORIENTADA AL SERVICIO.
- REPORTAR LOS INCIDENTES Y EVENTOS ADVERSOS, QUE SE PRESENTEN EN LA INSTITUCION, EN EL FORMATO ESTABLECIDO, DE MANERA OPORTUNA Y CONTINUA
- BRINDAR UNA ATENCION OPORTUNA, PERSONALIZADA, HUMANIZADA, CONTINUA Y EFICIENTE, DE ACUERDO CON ESTANDARES DEFINIDOS EN LA INSTITUCION, PARA UNA PRACTICA PROFESIONAL COMPETENTE Y RESPONSABLE.