Estado
La convocatoria Empresas Sociales del Estado está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
EJECUTAR LABORES ADMINISTRATIVAS DE SECRETARIA, CONFORME A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES, TENDIENTES A ORGANIZAR LA DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE Y APOYAR LAS ACTIVIDADES DE LA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA O FINANCIERA, VERIFICANDO LA APLICACION DE LOS PROCESOS ESTABLECIDOS PARA TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS EN PROCURA DEL MEJORAMIENTO DE CALIDAD DEL SERVICIO
Entidad
Ese Hospital Psiquiatrico San Camilo Abierto.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro(24) meses de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- ORGANIZAR Y COORDINAR LA AGENDA DEL SUPERIOR JERARQUICO.
- RECIBIR, CONTESTAR Y TRAMITAR MENSAJES TELEFONICOS, ESCRITOS, ETC. QUE SE DEBAN SURTIR EN LA DEPENDENCIA.
- MANEJAR LA GESTION DE DOCUMENTOS, EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO, LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA, ACTAS Y DEMAS DOCUMENTOS DEL AREA ASIGNADA DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA INSTITUCION.
- ACOMPAÑAR EN EL AVANCE DE LOS PROGRAMAS, PROYECTOS Y ACTIVIDADES PROPIAS DEL AREA A LA QUE PERTENECE, TENIENDO COMO MARCO LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EXISTENTES.
- RECOPILAR INFORMACION Y/O PRESENTAR LOS INFORMES RESPECTIVOS, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS Y SOLICITADOS POR LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL.
- REALIZAR LA ATENCION DE VISITAS Y PUBLICO EN GENERAL, ATENCION TELEFONICA DE USUARIOS CON DILIGENCIA Y RESPETO
- REVISAR EL CORREO ELECTRONICO ASIGNADO A LA DEPENDENCIA E IMPARTIRLE EL TRAMITE QUE CORRESPONDE, DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE DE LA ENTIDAD.
- MANTENER ACTUALIZADO Y ORGANIZADO EL ARCHIVO DIGITAL Y FISICO DE LA DEPENDENCIA.
- CUSTODIAR LA INFORMACION, DOCUMENTOS, REGISTROS CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DEPENDENCIA.
- MANTENER ACTUALIZADO Y ORGANIZADO EL ARCHIVO DE LOS CONVENIOS DOCENCIA – SERVICIO, DE CONOCIMIENTO DE LA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA.
- RECEPCIONAR LAS CUENTAS DE COBRO DE LOS CONTRATOS CUYA SUPERVISION SE ENCUENTRA ASIGNADA AL SUPERIOR INMEDIATO Y APOYAR SU REVISION.
- APOYAR AL SUPERIOR INMEDIATO CON LA ORIENTACION QUE DEBE DARSE A LOS CONTRATISTAS SOBRE LA FORMA Y TIEMPOS EN LOS CUALES DEBEN PRESENTARSE LAS CUENTAS DE COBRO.
- RECIBIR Y ENTREGAR CORRESPONDENCIA A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS, DE ACUERDO CON LAS COMPETENCIAS ASIGNADAS A CADA UNA Y LA INDICACION DADA POR EL SUPERIOR INMEDIATO.
- VELAR POR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS ASIGNADOS A LA DEPENDENCIA
- PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN ACCIONES TENDIENTES A LA MEJORA INSTITUCIONAL.
- SOLICITAR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL DESEMPEÑO DE SU TRABAJO Y RESPONDE POR LOS ELEMENTOS Y MAQUINAS A SU CARGO
- PARTICIPAR EN LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACION PROGRAMADAS POR LA ENTIDAD, APLICABLES A SU AREA FUNCIONAL.
- PRESENTAR AL SUPERIOR INMEDIATO EL INFORME DE ACTIVIDADES Y LOS DEMAS QUE LE SEAN SOLICITADOS.
- MANTENER BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES CON LOS DEMAS MIEMBROS DE LA ENTIDAD
- GUARDAR LA DEBIDA RESERVA Y DISCRECION DE LA INFORMACION QUE SE LE HA CONFIADO.
- LAS DEMAS FUNCIONES QUE SEAN ASIGNADAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO Y QUE SEAN AFINES CON LA NATURALEZA DEL EMPLEO.