Estado
La convocatoria Distrito Capital 4 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de soporte administrativo y logístico para la gestión del área a fin de contribuir a su normal funcionamiento, de acuerdo con los lineamientos y procedimientos establecidos y acatando las normas vigentes
Entidad
Instituto Desarrollo Urbano.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- Las establecidas en el Decreto 785 de 2005
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada.
Equivalencias:
- Las establecidas en el Decreto 785 de 2005
Funciones del cargo
- Elaborar los documentos administrativos que le sean asignados, de acuerdo con las especificaciones requeridas.
- Asignar la correspondencia al personal del área a través del sistema de gestión documental, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato
- Llevar registro de la disponibilidad del personal del área, para establecer el personal con que cuenta la dependencia que permita optimizar la agenda del superior inmediato
- Tramitar la legalización de las solicitudes de copias reprográficas requeridas por el área para el desempeño de su gestión, en forma diligente, completa y oportuna.
- Identificar los documentos del área con sus respectivas series documentales para establecer cuáles deben ser enviados al Archivo Central, clasificarlos, ordenarlos y enviarlos en los términos establecidos en el procedimiento vigente.
- Administrar la agenda diaria del superior inmediato y mantenerlo informado acerca de los compromisos adquiridos derivados de la gestión del área, conforme a las instrucciones impartidas.
- Realizar la digitalización de los anexos de las comunicaciones oficiales de la dependencia y remitirlos al Archivo y Correspondencia de acuerdo con los parámetros establecidos de manera oportuna.
- Realizar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza y propósito del empleo.
- Apoyar la generación y recepción de las comunicaciones oficiales de la dependencia, así como las planillas de despacho, a través del sistema de gestión documental, conforme al procedimiento establecido.
- Realizar el control y suministro al personal del área de los elementos de consumo, para garantizar el uso adecuado de estos, con la oportunidad establecida.
- Apoyar las labores operativo – administrativas del jefe relacionadas con la recepción y realización de llamadas y la logística de las reuniones de conformidad con las instrucciones recibidas.
- Realizar el trámite para el suministro de bienes devolutivos, elementos de consumo y servicios generales requeridos para el adecuado funcionamiento del área de conformidad con el procedimiento establecido.
- Realizar seguimiento y apoyar en la actualización de los archivos del área de acuerdo con las tablas de retención documental vigente conforme al procedimiento establecido.