Estado
La convocatoria Distrito Capital 4 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar el apoyo a la gestión administrativa y misional de la dependencia y la atención de sus usuarios, conforme a los procesos y procedimientos definidos y a las orientaciones del superior inmediato.
Entidad
Secretaria General Alcaldia Bogota.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Tres (3) años de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Desempeñar las demás funciones asignadas, que correspondan a la naturaleza del cargo y de la dependencia.
- Realizar la transferencia documental de la dependencia al archivo central, de acuerdo a directrices establecidas.
- Realizar la custodia del archivo de gestión de la dependencia, y llevar un registro de los préstamos y consultas que se realicen de los documentos que se encuentran en el mismo, de conformidad con los procedimientos y técnicas establecidos.
- Elaborar oficios, cartas, comprobantes, formatos y en general documentos necesarios para el óptimo funcionamiento de la dependencia de forma oportuna y eficiente.
- Apoyar logísticamente las actividades desarrolladas por la dependencia, de forma oportuna y eficiente.
- Apoyar actividades de traslado de bienes, toma física de inventarios o cualquier otra propia de la dependencia, según los procedimientos establecidos.
- Enviar, recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar la correspondencia recibida y entregada por la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Administrar el archivo de gestión de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de gestión documental y archivo – SIGA.
- Asistir a los funcionarios y público en general sobre los trámites propios de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Brindar atención telefónica y presencial a usuarios internos y/o externos, de manera oportuna.
- Registrar en la agenda los compromisos del superior inmediato e informar con oportunidad y claridad sobre las actividades programadas.
- Revisar, clasificar y archivar los documentos de la dependencia y mantener actualizado el inventario de los mismos, de conformidad con los procedimientos, técnicas y herramientas establecidos.
- Realizar seguimiento al trámite efectuado a la correspondencia de la dependencia en el sistema electrónico de control utilizando los instrumentos definidos para este fin.