Estado
La convocatoria Distrito Capital 4 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar funciones de apoyo administrativo complementarias de las tareas propias del superior inmediato para el desarrollo de la gestión en las diferentes dependencias de la Secretaría General con base en las instrucciones impartidas.
Entidad
Secretaria General Alcaldia Bogota.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Cinco (5) años de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Realizar la transferencia documental de la dependencia al archivo central, de acuerdo a directrices establecidas.
- Administrar el archivo de gestión de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de gestión documental y archivo – SIGA.
- Enviar, recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar la correspondencia recibida y entregada por la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Apoyar actividades de traslado de bienes, toma física de inventarios o cualquier otra propia de la dependencia, según los procedimientos establecidos.
- Realizar la custodia del archivo de gestión de la dependencia, y llevar un registro de los préstamos y consultas que se realicen de los documentos que se encuentran en el mismo, de conformidad con los procedimientos y técnicas establecidos.
- Elaborar oficios, cartas, comprobantes, formatos y en general documentos necesarios para el óptimo funcionamiento de la dependencia de forma oportuna y eficiente.
- Revisar, clasificar y archivar los documentos de la dependencia y mantener actualizado el inventario de los mismos, de conformidad con los procedimientos, técnicas y herramientas establecidos.
- Radicar la correspondencia enviada o recibida por la dependencia utilizando el sistema diseñado para tal fin con la oportunidad requerida y en concordancia con los procedimientos respectivos del sistema de gestión de calidad.
- Apoyar logísticamente las actividades desarrolladas por la dependencia, de forma oportuna y eficiente.
- Realizar las actividades administrativas y operativas encomendadas por el jefe inmediato, para el óptimo funcionamiento de la dependencia con oportunidad y responsabilidad.
- Aplicar las tablas de retención documental establecidas para la administración de los documentos conforme a los procedimientos establecidos.
- Desempeñar las demás funciones asignadas, que correspondan a la naturaleza del cargo y de la dependencia.
- Asistir a los funcionarios y público en general sobre los trámites propios de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Brindar atención telefónica y presencial a usuarios internos y/o externos, de manera oportuna.