Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar actividades administrativas de apoyo, propias del Área o Dependencia en donde se ejercen las funciones del cargo, recepcionando, administrando y distribuyendo información general de la dependencia tanto del personal interno y externo de la entidad.
Entidad
Gobernacion Sucre.
Requisitos de estudios
Título Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia Laboral
Funciones del cargo
- Preparar, organizar y convocar a las diferentes reuniones de trabajo, relacionadas con el área en la que presta sus labores.
- Administrar la caja menor del área en la que presta sus labores, realizando seguimiento a la legalización de cuentas menores y arqueo para presentación de cuentas a tesorería.
- Cumplir con cada una de las responsabilidades que tienen como funcionarios frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, de la Gobernación de Sucre.
- Actualizar el inventario de los elementos que se encuentran a su cargo, en los términos establecidos por el manual de manejo de bienes de la entidad.
- Manejar los sistemas operacionales o de gestión básica en el campo de la informática y colaborar en los procesos de automatización de la dependencia cuando sea de su competencia
- Llevar y mantener actualizada la agenda de compromisos, reuniones, citas y audiencias del jefe inmediato, retroalimentando oportunamente a este, sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos y las confirmaciones respectivas a que haya lugar.
- Gestionar la comunicación a través de los diferentes medios existentes, relacionada con las actividades desarrolladas en el área de trabajo, llevando el registro del tiempo y la realización de las mismas.
- Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad correspondiente, que tengan relación con la naturaleza del cargo.
- Recibir, radicar y distribuir documentación proveniente de funcionarios y terceros, relacionada con procesos desarrollados en el área de trabajo.
- Verificar el cumplimiento de requisitos de ley y documentales exigidos y determinados por la entidad, en lo referente a procesos desarrollados en el área de trabajo.
- Brindar orientación e información requerida sobre el estado de los procesos desarrollados en el área de trabajo.
- Clasificar, foliar y archivar la documentación soporte de los procesos desarrollados en el área de trabajo, de acuerdo a la normatividad existente y los lineamientos trazados por la entidad.
- Remitir la documentación soporte de los procesos desarrollados en el área de trabajo y que se constituyen en insumos de otros procesos o servicios suministrados por la entidad en sus diferentes áreas.
- Retroalimentar y hacer seguimiento a terceros, sobre documentación faltante y requerida para el desarrollo de tramites o servicios relacionados con los procesos ejecutados en el área de trabajo.
- Alimentar la base de datos de procesos desarrollados en el área de trabajo, brindando información requerida de la misma de acuerdo a las necesidades de la entidad.
- Diligenciar certificaciones requeridas de acuerdo al tipo de procesos desarrollados en el área de trabajo, de acuerdo a los lineamientos y parámetros establecidos y aprobados.
- Proyectar, transcribir o elaborar comunicaciones internas y externas como actas, oficios remisorios, certificaciones, resoluciones, actos administrativos, contratos, convenios, cuentas y demás comunicaciones asignadas por el jefe inmediato, y relacionadas con los procesos desarrollados en el área de trabajo, gestionando su remisión a su respectivo destinatario.
- Realizar consultas a entidades externas, relacionadas con los procesos que se ejecutan en el área en la que se prestan las labores.
- Realizar por disposición del Jefe Inmediato seguimiento a la realización de actividades desarrolladas al interior del área en la que se prestan las labores o por terceros, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la relación comercial o determinados por la Entidad.
- Participar y fomentar acciones relacionadas con el cumplimiento del ejercicio del control interno y el autocontrol en las diferentes, rindiendo los informes del caso al Jefe Inmediato o Directivas, con las respectivas observaciones, conclusiones y recomendaciones.
- Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en el área, para la realización de las labores propias de su cargo.
- Generar y preservar los registros de las actividades ejecutadas de acuerdo a la información administrada y manejada en el ejercicio del cargo.
- Presentar informes relacionados con las actividades desarrolladas en el ejercicio del cargo, hacia como poner en marcha las acciones de mejora necesarias y establecidas para un mayor desempeño del proceso.
- Reportar al Jefe Inmediato en forma oportuna las inconsistencias o anomalías encontradas producto de la realización de las actividades propias del cargo, así como las relacionadas con verificaciones o controles propios de los procesos.