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Empleos / 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019

Secretario

En Sincelejo / Sucre
$1.748.800 al mes

  • No disponible

  • OPEC #78021

  • Nivel Asistencial

  • 18 meses de experiencia

  • 3 vacantes

Estado

La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.

Descripción

Desarrollar actividades administrativas de apoyo, propias del Área o Dependencia en donde se ejercen las funciones del cargo, recepcionando, administrando y distribuyendo información general de la dependencia tanto del personal interno y externo de la entidad.

Entidad

Gobernacion Sucre.

Requisitos de estudios

Título Diploma de Bachiller en cualquier modalidad

Requisitos de experiencia

Dieciocho (18) meses de experiencia Laboral

Funciones del cargo

  • Preparar, organizar y convocar a las diferentes reuniones de trabajo, relacionadas con el área en la que presta sus labores.
  • Administrar la caja menor del área en la que presta sus labores, realizando seguimiento a la legalización de cuentas menores y arqueo para presentación de cuentas a tesorería.
  • Cumplir con cada una de las responsabilidades que tienen como funcionarios frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, de la Gobernación de Sucre.
  • Actualizar el inventario de los elementos que se encuentran a su cargo, en los términos establecidos por el manual de manejo de bienes de la entidad.
  • Manejar los sistemas operacionales o de gestión básica en el campo de la informática y colaborar en los procesos de automatización de la dependencia cuando sea de su competencia
  • Llevar y mantener actualizada la agenda de compromisos, reuniones, citas y audiencias del jefe inmediato, retroalimentando oportunamente a este, sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos y las confirmaciones respectivas a que haya lugar.
  • Gestionar la comunicación a través de los diferentes medios existentes, relacionada con las actividades desarrolladas en el área de trabajo, llevando el registro del tiempo y la realización de las mismas.
  • Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad correspondiente, que tengan relación con la naturaleza del cargo.
  • Recibir, radicar y distribuir documentación proveniente de funcionarios y terceros, relacionada con procesos desarrollados en el área de trabajo.
  • Verificar el cumplimiento de requisitos de ley y documentales exigidos y determinados por la entidad, en lo referente a procesos desarrollados en el área de trabajo.
  • Brindar orientación e información requerida sobre el estado de los procesos desarrollados en el área de trabajo.
  • Clasificar, foliar y archivar la documentación soporte de los procesos desarrollados en el área de trabajo, de acuerdo a la normatividad existente y los lineamientos trazados por la entidad.
  • Remitir la documentación soporte de los procesos desarrollados en el área de trabajo y que se constituyen en insumos de otros procesos o servicios suministrados por la entidad en sus diferentes áreas.
  • Retroalimentar y hacer seguimiento a terceros, sobre documentación faltante y requerida para el desarrollo de tramites o servicios relacionados con los procesos ejecutados en el área de trabajo.
  • Alimentar la base de datos de procesos desarrollados en el área de trabajo, brindando información requerida de la misma de acuerdo a las necesidades de la entidad.
  • Diligenciar certificaciones requeridas de acuerdo al tipo de procesos desarrollados en el área de trabajo, de acuerdo a los lineamientos y parámetros establecidos y aprobados.
  • Proyectar, transcribir o elaborar comunicaciones internas y externas como actas, oficios remisorios, certificaciones, resoluciones, actos administrativos, contratos, convenios, cuentas y demás comunicaciones asignadas por el jefe inmediato, y relacionadas con los procesos desarrollados en el área de trabajo, gestionando su remisión a su respectivo destinatario.
  • Realizar consultas a entidades externas, relacionadas con los procesos que se ejecutan en el área en la que se prestan las labores.
  • Realizar por disposición del Jefe Inmediato seguimiento a la realización de actividades desarrolladas al interior del área en la que se prestan las labores o por terceros, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la relación comercial o determinados por la Entidad.
  • Participar y fomentar acciones relacionadas con el cumplimiento del ejercicio del control interno y el autocontrol en las diferentes, rindiendo los informes del caso al Jefe Inmediato o Directivas, con las respectivas observaciones, conclusiones y recomendaciones.
  • Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en el área, para la realización de las labores propias de su cargo.
  • Generar y preservar los registros de las actividades ejecutadas de acuerdo a la información administrada y manejada en el ejercicio del cargo.
  • Presentar informes relacionados con las actividades desarrolladas en el ejercicio del cargo, hacia como poner en marcha las acciones de mejora necesarias y establecidas para un mayor desempeño del proceso.
  • Reportar al Jefe Inmediato en forma oportuna las inconsistencias o anomalías encontradas producto de la realización de las actividades propias del cargo, así como las relacionadas con verificaciones o controles propios de los procesos.

Personaliza tu experiencia

Cuéntanos más sobre ti, para que puedas recibir información en las Convocatorias 990 a 1131, 1135, 1136 - Territorial 2019.

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