Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar tareas administrativas, financieras y de control interno, y que son básicas para el funcionamiento de las respectivas dependencias, ofreciendo un servicio de calidad a los clientes internos y externos.
Entidad
Alcaldia Yopal.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Veinte (20) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo.
Funciones del cargo
- Colaborar en la recepción, revisión, radicación, tramitación, distribución, clasificación y archivo de documentos y correspondencia.
- Redactar, recibir dictados y efectuar los trabajos mecanográficos y de digitación que sean requeridos en desarrollo de las actividades de la dependencia.
- Atender público, personal y telefónicamente, para registrar los mensajes y suministrar información correcta sobre los asuntos de la dependencia, y concertar entrevistas, conforme a las indicaciones del jefe inmediato.
- Orientar a funcionarios y comunidad en lo referente a la consulta de normas e información pública generada por la Alcaldía o por otras instituciones del Estado que se encuentre disponible.
- Realizar llamadas telefónicas y tomar nota de ellas de acuerdo con las orientaciones recibidas y procedimientos establecidos.
- Proporcionar la información pertinente a los funcionarios autorizados sobre asuntos relacionados con la dependencia.
- Colaborar en la operación del procesamiento electrónico de datos, en la actualización de la información y del respaldo de los archivos de las diferentes aplicaciones utilizadas en el sistema de información de la dependencia.
- Apoyar la elaboración de cuadros, informes y demás documentos solicitados por el superior.
- Colaborar en la foliación de todos los documentos, rotularlos, organizarlos y archivarlos en las carpetas o fólderes y en las estanterías respectivas y efectuar la depuración de la información archivada de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Mantener actualizado el índice de documentos para su consulta y llevar el registro y control sobre los préstamos de documentos.
- Llevar las planillas de registro y control de correspondencia recibida y despachada.
- Efectuar los trámites necesarios ante las diferentes áreas de trabajo o entidades, relacionados con el recibo y entrega de documentos y correspondencia en general.
- Velar por la adecuada presentación de la oficina.
- Colaborar con la prestación de los servicios logísticos de fotocopiado y organización de documentos.
- Apoyar el abastecimiento oportuno de elementos, equipos y útiles de oficina y velar por su correcta utilización.
- Informar oportunamente sobre las novedades encontradas en el desempeño de sus funciones.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.
- Aportar a la dependencia iniciativas para mejorar la marcha y organización del trabajo.
- Desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento a las funciones relacionadas con el grupo de trabajo al cual fue asignado.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo, de conformidad con la ley vigente y las disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.