Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Llevar a cabo el diligenciamiento, disposición y control de documentos que entran y salen de la dependencia en donde esté ubicado el cargo, así como realizar actividades de apoyo administrativo.
Entidad
Alcaldia Yopal.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Dieciséis (16) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo.
Funciones del cargo
- Recibir, revisar, radicar, tramitar, distribuir, clasificar y archivar documentos y correspondencia.
- Redactar, recibir dictados y efectuar los trabajos mecanográficos y de digitación que sean requeridos en desarrollo de las actividades de la dependencia.
- Atender público, personal y telefónicamente, para registrar los mensajes y suministrar información correcta sobre los asuntos de la dependencia, y concertar entrevistas, conforme a las indicaciones del jefe inmediato.
- Realizar llamadas telefónicas y tomar nota de ellas de acuerdo con las orientaciones recibidas y procedimientos establecidos.
- Proporcionar la información pertinente a los funcionarios autorizados sobre asuntos relacionados con la dependencia.
- Elaborar cuadros, informes y demás documentos solicitados por el superior.
- Colaborar en la foliación de todos los documentos, rotularlos, organizarlos y archivarlos en las carpetas o fólderes y en las estanterías respectivas y efectuar la depuración de la información archivada de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Mantener actualizado el índice de documentos para su consulta y llevar el registro y control sobre los préstamos de documentos.
- Efectuar los trámites necesarios ante las diferentes áreas de trabajo o entidades, relacionados con el recibo y entrega de documentos y correspondencia en general.
- Responder por la seguridad de los elementos, equipos, documentos y registros de carácter manual o electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso de los mismos.
- Informar oportunamente sobre las novedades encontradas en el desempeño de sus funciones.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.
- Desarrollar los procedimientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG implementado en la Administración municipal, con el fin de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los clientes.
- Desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento a las funciones relacionadas con el grupo de trabajo al cual fue asignado.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo, de conformidad con la ley vigente y las disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.