Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo administrativo y asistencial en lo referente a la atención al público personal y telefónicamente, manejo de correspondencia, control de archivos y trámites administrativos correspondientes a la dependencia asignada.
Entidad
Alcaldia Pore.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Aplicar los procesos y procedimientos del MECI-CALIDAD de la dependencia.
- Llevar al Alcalde los diferentes documentos que se reciban, para la firma del mismo.
- Controlar la salida de la correspondencia que emita el despacho del alcalde y la dependencia.
- Las demás funciones asignadas por el Jefe Inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Transcribir actas, cartas, circulares y demás documentos que le sean solicitados físicamente o a través del medio electrónico más expedito que se tenga.
- Llevar y mantener ordenados y actualizados los registros y documentos de la dependencia y del despacho del alcalde, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas de retención documental y demás normas de archivo vigentes.
- Llevar el control y archivo de las resoluciones expedidas por la dependencia.
- Administrar adecuadamente los recursos físicos y tecnológicos que se le encomienden o utilice para el desarrollo de su trabajo.
- Participar y brindar apoyo al desarrollo de actividades institucionales.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar la correspondencia allegada a la entidad.
- Recibir y atender las llamadas telefónicas, despachando aquellas que, por su naturaleza, puedan ser resueltas inmediatamente, o transmitirlas cuando los asuntos deban ser conocidos por el Alcalde o por los encargados del área.
- Proyectar para la revisión y firma del Jefe de la Dependencia, los documentos y respuestas de trámite, de conformidad con los modelos diseñados y/o parámetros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el Superior Inmediato.
- Llevar archivo de los proyectos de acuerdo y acuerdos municipales, con su respectivo control.
- Recibir y revisar documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
- Brindar atención y orientación de manera oportuna y eficiente a los usuarios de la entidad.
- Agendar e Informar al Alcalde sobre la programación de citas, comités, reuniones y demás actividades, para garantizar el cumplimiento oportuno a las mismas.
- Orientar al cliente interno y externo suministrándole información respecto de los trámites internos de la entidad.
- Revisar, redirigir e informar al superior inmediato sobre las peticiones, invitaciones y demás información que se reciba vía correo electrónico institucional de la dependencia.
- Realizar el trámite de traslado del archivo de gestión de la dependencia al archivo central de la Entidad, acorde con procedimientos establecidos.
- Controlar, registrar y proyectar los carné ganadero para la firma del Secretario General y de Gobierno.
- Registrar la correspondencia de la entidad en los Software que se dispongan para tal fin; y hacer seguimiento de la asignada a la dependencia.
- Cumplir con las normas y reglamentación impartida por el Alcalde Municipal, en las áreas de su competencia.