Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Transcribir, recibir, organizar, revisar, archivar y entregar toda la documentación interna y externa de la dependencia en forma precisa y eficiente, como también orientar a los usuarios al destino que requieran dentro del despacho, acorde con las políticas, objetivos de la Administración Distrital
Entidad
Alcaldia Buenaventura.
Requisitos de estudios
Título de bachiller y curso certificado en sistemas
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Llevar la información correcta y actualizada, de acuerdo con las instrucciones recibidas, al archivo de los documentos que se le encomienden a la oficina.
- Recibir la documentación que presenten los interesados para trámites que se adelanten en la dependencia, revisarlos e indicar los requisitos que falten
- Mantener actualizada la existencia de útiles y materiales de consumo de la oficina y solicitar su oportuna reposición
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de documentos que se le encomienden
- Participar en la coordinación de reuniones, juntas y actos que programe el jefe inmediato
- Despachar por correo toda la correspondencia y documentación con sus respectivos sobres y planillas
- Radicar en los libros respectivos la correspondencia que ingresa y sale de la dependencia, al igual que velar porque la correspondencia enviada llegue al destinatario
- Atender en forma correcta y oportuna la ejecución de trabajos de trascripción de textos que se requiera en la oficina
- Registrar todas las órdenes de pago para darle el trámite correspondiente en la dependencia a la cual se encuentra ejerciendo sus funciones
- Velar por el empleo adecuado del material de oficina y equipo a su cargo y por mantener en perfecto estado de orden y presentación de la oficina
- Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.
- Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones
- Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones como en los diferentes sitios públicos
- Atender en forma amable y oportuna al público, personal y telefónicamente, proporcionándole la información requerida, y anotando los mensajes.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo
- Elaborar un directorio telefónico con los números más frecuentemente utilizados y de aquellos que se necesiten en la dependencia y mantenerlo actualizado
- Informar al Jefe inmediato sobre reuniones, comités, juntas y actos a los que deba asistir.