Estado
La convocatoria 806 a 825 – Distrito Capital y CNSC ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Asistir y realizar actividades administrativas de apoyo en los procesos de la dependencia asignada
Entidad
Idipron.
Requisitos de estudios
Titulo de Bachiller
Requisitos de experiencia
Cincuenta y un (51) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Coordinar reuniones, eventos y demás compromisos oficiales que el jefe inmediato deba atender, así como llevar la agenda correspondiente debidamente organizada y actualizada e informar diariamente al superior inmediato sobre las actividades y compromisos programados
- de manera oportuna.
- Tramitar para la firma del jefe inmediato de la dependencia, la correspondencia y demás documentos recibidos.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
- Atender el adecuado manejo, absoluta responsabilidad y reserva de los documentos, asuntos o conversaciones de carácter confidencial, y la óptima utilización de la información institucional, para garantizar la transparencia en el manejo de los mismos.
- Informar al jefe inmediato oportunamente, sobre inconsistencias e irregularidades observadas en relación con los asuntos, elementos o documentación encomendada o que se tramite en la dependencia.
- Revisar diariamente el correo electrónico de la dependencia para dar trámite a las solicitudes
- requeridas, de acuerdo a las instrucciones recibidas por el superior inmediato.
- Comunicar telefónicamente al jefe inmediato con las personas que sean requeridas por éste y recibir, registrar y comunicar las llamadas y mensajes que se hagan a su despacho.
- Atender las llamadas telefónicas y entregar oportunamente los mensajes recibidos para cada
- destinatario.
- Efectuar el control periódico sobre los elementos de consumo con el fin de determinar su
- necesidad real y solicitar los elementos necesarios oportunamente.
- Organizar, administrar y depurar el archivo de gestión de la dependencia, de acuerdo con las
- normas, manuales y procedimientos establecidos.
- Propender por la buena organización, orden y presentación de la dependencia y la atención
- oportuna de los servicios administrativos internos que se requiera.
- Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza del cargo y el área de desempeño.