Estado
La convocatoria 806 a 825 – Distrito Capital y CNSC ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar funciones de apoyo administrativo complementarias de las tareas propias del superior inmediato para el desarrollo de la gestión en las diferentes dependencias de la Secretaría General con base en las instrucciones impartidas.
Entidad
Secretaria General.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- Las previstas en el artículo 25 del Decreto 785 de 2005.
Requisitos de experiencia
Sesenta meses de experiencia relacionada.
Equivalencias:
- Las previstas en el artículo 25 del Decreto 785 de 2005.
Funciones del cargo
- Administrar el archivo de gestión de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de gestión documental y archivo – SIGA.
- Aplicar las tablas de retención documental establecidas para la administración de los documentos conforme a los procedimientos establecidos.
- Radicar la correspondencia enviada o recibida por la dependencia utilizando el sistema diseñado para tal fin con la oportunidad requerida y en concordancia con los procedimientos respectivos del sistema de gestión de calidad.
- Brindar atención telefónica y presencial a usuarios internos y/o externos, de manera oportuna.
- Asistir a los funcionarios y público en general sobre los trámites propios de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Enviar, recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar la correspondencia recibida y entregada por la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Revisar, clasificar y archivar los documentos de la dependencia y mantener actualizado el inventario de los mismos, de conformidad con los procedimientos, técnicas y herramientas establecidos.
- Realizar la custodia del archivo de gestión de la dependencia, y llevar un registro de los préstamos y consultas que se realicen de los documentos que se encuentran en el mismo, de conformidad con los procedimientos y técnicas establecidos.
- Realizar la transferencia documental de la dependencia al archivo central, de acuerdo a directrices establecidas.
- Elaborar oficios, cartas, comprobantes, formatos y en general documentos necesarios para el óptimo funcionamiento de la dependencia de forma oportuna y eficiente.
- Apoyar actividades de traslado de bienes, toma física de inventarios o cualquier otra propia de la dependencia, según los procedimientos establecidos.
- Realizar las actividades administrativas y operativas encomendadas por el jefe inmediato, para el óptimo funcionamiento de la dependencia con oportunidad y responsabilidad.
- Apoyar logísticamente las actividades desarrolladas por la dependencia, de forma oportuna y eficiente.
- Desempeñar las demás funciones asignadas, que correspondan a la naturaleza del cargo y de la dependencia.