Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la correspondencia de los clientes internos y externos aplicando el sistema de gestión documental con los respectivos controles y procedimientos adoptados por la entidad
Entidad
Personeria Villavicencio.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
SIN EXPERIENCIA
Funciones del cargo
- Aplicar técnicas modernas de secretariado que permitan el manejo eficiente en el área de desempeño.
- Colaborar con los funcionarios en el desarrollo de los procesos propios de la dependencia.
- Participar en los eventos relacionados con la misión de la personería municipal, campañas educativas y culturales que sean direccionadas por el Personero Municipal.
- Organizar y responder por la correspondencia allega a la entidad y emitida por la entidad y así como su distribución teniendo en cuenta los controles documentales y la codificación adoptada por la institución..
- Aplicar en forma confiable y oportuna el proceso de correspondencia y archivo.
- Responder por la custodia de los bienes y de la información y documentación que por razón de su empleo tenga bajo su custodia y mantener la reserva de la misma.
- Brindar una correcta, oportuna y eficaz atención a los clientes internos y externos.
- Participar en las actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo y en las actividades de Bienestar Laboral, organizadas por la Entidad.
- Atender a los usuarios y público en general que solicitan la atención de las diferentes dependencias de la Entidad.
- Orientar al usuario en la asignación de turnos.
- Realizar registros adecuados que le permitan clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con asuntos de la dependencia donde labora.
- Aplicar técnicas efectivas en el manejo de la información y manejar la codificación interna de las dependencias de la Personería Municipal de Villavicencio.
- Recibir la correspondencia externa, ingresarla al concord, escanearla, y dar el reparto para las diferentes dependencias de la entidad.
- Informar oportunamente, acerca de los riesgos y peligros latentes en el sitio de trabajo.
- Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Brindar apoyo a la dependencia en la realización de actividades requeridas para el cumplimiento de las Metas establecidas en el POA y para el cumplimiento de los Objetivos Institucionales.
- Asegurar la aplicación de las Tablas de Retención Documental que adopte la Entidad referente a lo de su competencia.
- Desempeñar las demás funciones encomendadas por el Jefe de la dependencia a la cual ha sido asignado, que sean propias del ejercicio de su cargo.