Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar todas las actividades de apoyo a la gestión del Archivo Central de la Administración y el Centro de Documentación de conformidad con la Ley General de Archivo y todas sus normas complementarias y reglamentarias.
Entidad
Alcaldia Neira.
Requisitos de estudios
Título de formación tecnológica o de formación técnica profesional en gestión y administración documental.
Requisitos de experiencia
Experiencia relacionada de 12 meses
Funciones del cargo
- Apoyar la labor de eliminación documental y de conservación del material de archivo que aún no ha cumplido su vigencia administrativa y legal de conformidad con las autorizaciones que reciba de los responsables, velando porque el material que se elimina será convertido en material no legible, utilizando procesos que no alteren las disposiciones de la ley general de la administración pública y administración financiera de Estado.
- Informar y tramitar, luego de la autorización correspondiente, la remisión de fondos documentales con valor científico cultural del Ministerio a la Dirección General del Archivo Nacional.
- Asegurar que los documentos estén en plena disposición de los usuarios, llevando los controles necesarios para tal efecto.
- Proyectar para la firma del Director Administrativo y de Contratación las actas de eliminación de documentos, conjuntamente, con los demás miembros del comité institucional de selección y eliminación, del cual será el coordinador
- Estudiar las nuevas técnicas archivísticas, mediante comunicación constante con la Dirección General del Archivo Nacional, recintos universitarios y centros académicos.
- Requerir la capacitación necesaria para que los servidores públicos de la Administración remitan y consulten en el archivo central los documentos conforme a las tablas de retención documental y los apliquen en los archivos de gestión, de cada una de las dependencias.
- Participar activamente con el Comité Institucional de Selección y Eliminación y mantener constante comunicación con la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, en lo pertinente a los plazos de conservación de documentos.
- Administrar la documentación oficial a través de mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de las comunicaciones oficiales tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo.
- Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
- Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
- Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.
- Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo se contesten y turnen de manera inmediata a través de los trámites que le correspondan con la debida discreción y eficiencia, para asegurar su cumplimiento.
- Dirigir una organización del archivo que permita conservar permanentemente localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta.
- Asegurar la conservación de los documentos oficiales a través de la organización e integración sistemática de las fuentes de información documentaria para su control, consulta y seguimiento de los documentos en trámite hasta su integración final al archivo.
- Atender y resuelve problemas que se presenten en el archivo.
- Elaborar un reporte mensual para llevar un control de toda la documentación recibida y turnada.
- Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes inactivos y documentos que han caducado.
- Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos archivísticos.
- Custodiar y garantizar la seguridad de la documentación que reposa en el archivo central
- Organizar de acuerdo a la normatividad vigente de la Ley del Sistema Nacional de Archivos los documentos que reposan en el archivo central, garantizando así la permanencia de la memoria documental de la entidad 14.Actualizar de acuerdo a la del Ley del Sistema Nacional de Archivos la tabla de plazos de selección y eliminación de documentos de la Administración.
- Indicar a los jefes de oficina, los requisitos que han de reunir las transferencias periódicas de documentos, que se custodiarán y administrarán en el archivo central. 16.Estudiar las nuevas técnicas archivísticas, mediante comunicación constante con la Dirección General del Archivo Nacional, recintos universitarios y centros académicos.