Estado
La convocatoria 435 – CAR / ANLA ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Recepcionar la correspondencia que ingresa y sale de la entidad, darle el tramite respectivo, y manejar de acuerdo a las normas vigentes el archivo central e histórico de CORPONARIÑO.
Entidad
Corporacion Autonoma Regional Narino Corponarino.
Requisitos de estudios
Título de formación Técnica o aprobación de dos (2) años de Educación Superior de Pregrado en disciplina académica del Núcleo Básico del Conocimiento –NBC- en: Bibliotecología, otros de Ciencias Sociales y Humanas. Administración
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada o laboral
Funciones del cargo
- Organizar y responder por el Archivo consecutivo y actualizado y la correspondencia enviada y recibida, en la forma establecida por el manual y las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
- Determinar los controles que se requieran para que los servicios de consulta interna y externa se presten en forma adecuada y oportuna.
- Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones legales de acuerdo a la naturaleza de su cargo.
- Preparar y presentar los informes relacionados con el desarrollo de las actividades propias del cargo, con la oportunidad y periodicidad requeridas.
- Recepcionar originales de los actos administrativos que se expidan, legalicen y perfeccionen en la entidad y velar por su correcto archivo y conservación.
- Ejercer el autocontrol en todas las actividades que se desarrollan, cumpliendo con el Sistema de Gestión de Institucional de la Corporación.
- Realizar el inventario anual de existencia y calidad de documentos y ejecutar el descarte de la colección existente para el trabajo selectivo de crecimiento de la colección
- Responder por los implementos y elementos asignados para desarrollar su labor.
- Mantener en perfecta limpieza el Archivo de la Entidad.
- Preparar y presentar los informes relacionados con el desarrollo de las actividades propias del cargo, con la oportunidad y periodicidad requeridas y mantener informado al superior inmediato sobre el desarrollo de las mismas
- Orientar a las secretarias de las diferentes dependencias sobre las normas y mecanismos establecidos para el manejo de archivo y trámite de correspondencia.
- Recepcionar, clasificar y codificar la correspondencia externa, de acuerdo con los mecanismos técnicos establecidos y efectuar el registro de entrada en la base de datos correspondiente.
- Recibir y tramitar oportunamente la correspondencia y demás comunicaciones escritas generadas diariamente por la Corporación.
- Adelantar los procesos y procedimientos de archivo institucional e histórico de documentos y el de correspondencia interna y externa, de acuerdo a las normas de calidad.
- Gestionar los requerimientos relacionados con el mantenimiento preventivo de la documentación archivada, con el fin de evitar posibles daños o pérdidas de la misma.