Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la información del área, para clientes internos y externos, aplicando el sistema de gestión documental, con destreza, habilidad, valores, actitud, aplicando las normas, reglamentos, políticas, procesos, trabajo en equipo y cumpliendo la misión institucional, con el fin de facilitar la toma de decisiones para las acciones asistenciales y administrativas.
Entidad
Ese Hospital Federico Lleras Acosta.
Requisitos de estudios
Título de bachiller. Certificados de conocimiento y aptitud en los campos relacionados al cargo.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Tomar, transcribir y / o redactar en el computador, dictados de notas, cartas, actas, memorandos, informes, oficios, informes y la correspondencia de rutina, de acuerdo con las instrucciones recibidas por el Jefe inmediato o los profesionales de la oficina, lo mismo que los asuntos tratados en reuniones y conferencias, con el fin de asegurar la correcta comunicación interna y externa de todos los funcionarios de la oficina.
- Recibir y radicar correspondencia y otros documentos, siguiendo los procedimientos establecidos, recepcionar y hacer las llamadas telefónicas, recibiendo y transmitiendo los mensajes correspondientes para garantizar la oportuna recepción de la información que va dirigida para el Jefe y / o los profesionales de la dependencia.
- Elaborar las tablas de transferencia y retención documental del archivo de la Dependencia para asegurar la correcta organización del archivo de la misma, según los procedimientos establecidos.
- Participar activamente en la elaboración de planes, programas y proyectos y en el sistema de gestión de calidad colaborando en las labores de obtención de información básica con el fin de apoyar el normal desarrollo de las actividades.
- Guardar la debida reserva y discreción de la información que se le ha confiado, con el fin de evitar fugas de información confidencial.
- Atender como línea de frente a todas las personas que soliciten información en la oficina, de manera que filtre y oriente al público acerca de la información requerida.
- Apoyar al personal de la dependencia en la ejecución de trámites y todas las actividades auxiliares de la oficina con el fin de optimizar y asegurar el buen desempeño de los procesos.
- Revisar periódicamente el inventario de los equipos, muebles, enseres e infraestructura y si es necesario, gestionar el mantenimiento respectivo con el fin de mantener en excelentes condiciones de presentación la oficina.
- Ejecutar actividades de los procesos del área que ha sido asignado según los requerimientos del superior inmediato.
- Cumplir con las funciones atribuidas por el superior, la ley y la constitución y en atención a ello, deberá entre otras dar aviso a las autoridades competentes sobre posibles conductas delictivas, hechos de origen violento, actos de corrupción, de acuerdo con las normas legales, para preservar la seguridad institucional.