Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
PRESTAR ASISTENCIA SECRETARIAL EN EL AREA ASIGNADA, PLANIFICANDO Y EJECUTANDO ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y APLICANDO TECNICAS SECRETARIALES, A FIN DE LOGRAR UN EFICAZ Y EFICIENTE DESEMPENO ACORDE CON LOS OBJETIVOS DE LA CORPORACION.
Entidad
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Requisitos de estudios
Diploma de bachiller.
Requisitos de experiencia
Quince (15) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- ) REALIZAR Y RECIBIR LLAMADAS TELEFONICAS Y TRANSCRIBIR LOS MENSAJES A LAS PERSONAS CORRESPONDIENTES, DE ACUERDO CON SU COMPETENCIA.
- ) Apoyar las actividades relacionadas con el control de términos de los expedientes que se tramitan en la oficina asesora jurídica, así como el seguimiento a todas las obligaciones contenidas en los actos administrativos generados por la dependencia, en el marco de lo establecido en el Sistema de Gestión Integrado.
- ) SOLICITAR LOS ELEMENTOS REQUERIDOS EN LA DEPENDENCIA Y VELAR POR EL ABASTECIMIENTO OPORTUNO DE LOS MISMOS, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA CORPORACION.
- ) COLABORAR EN LA ORGANIZACION DE REUNIONES O EVENTOS QUE SE DEBAN ATENDER, REGISTRANDOLOS EN AGENDA Y RECORDAR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS CON LA DEBIDA OPORTUNIDAD.
- ) LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL SUPERIOR JERARQUICO DE MANERA VERBAL O ESCRITA Y LAS QUE DE MANERA REGLAMENTARIA SE LLEGAREN A ADICIONAR EN EL FUTURO.
- Funciones en la Oficina Asesora Jurídica:
- ) Proyectar actos administrativos, revisar y suscribir citaciones para notificaciones, comunicaciones, avisos, edictos y realizar las notificaciones, constancias de ejecutoria, de acuerdo con su competencia y en cumplimiento de lo definido en los procesos, procedimientos y normatividad vigente.
- ) RECIBIR LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS ENVIADAS POR LOS CIUDADANOS Y POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA CORPORACION, CUANDO SE TRATA DE CORRESPONDENCIA INTERNA, DISTRIBUIR PARA SU TRAMITE EN LA DEPENDENCIA, HACER SEGUIMIENTO PARA SU RESPUESTA EN LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS Y COORDINAR EL RESPECTIVO ENVIO AL DESTINATARIO.
- ) PROYECTAR, LA RESPUESTA A LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS ENVIADAS POR LOS CIUDADANOS, RELACIONADAS CON SU AREA Y FUNCIONES, DENTRO DE LOS PARAMETROS DE OPORTUNIDAD Y CALIDAD.
- ) REALIZAR LA OPERACION, ACTUALIZACION Y BUEN USO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION RELACIONADOS CON LOS TEMAS DE SU DEPENDENCIA, A NIVEL ADMINISTRATIVO Y PROPIO DEL SECTOR, QUE PERMITAN UN ADECUADO CONTROL Y CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
- DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
- ) REDACTAR Y RADICAR OFICIOS, DOCUMENTOS SENCILLOS Y DE RUTINA, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES DADAS POR EL SUPERIOR INMEDIATO Y REMITIR A LA DEPENDENCIA QUE CORRESPONDA, SEGUN SU COMPETENCIA
- ) ATENDER AL USUARIO INTERNO Y EXTERNO EN LOS TEMAS REFERENTES A LOS TRAMITES DEL AREA DE SU DESEMPEÑO Y DARLE LA INFORMACION OPORTUNA Y VERAS, ORIENTANDOLO EN LA BUSQUEDA Y SOLUCION DE SUS NECESIDADES.
- ) ELABORAR LAS ACTAS DE REUNIONES O COMITES DONDE EL SUPERIOR INMEDIATO DEBA EJERCER LA SECRETARIA, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS Y FORMATOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO.
- ) REALIZAR LAS ACTIVIDADES ORIENTADAS A LA ACTUALIZACION, DIGITALIZACION Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO DE LA DEPENDENCIA, CON EL OBJETO DE FACILITAR LA CONSULTA Y/O REQUERIMIENTOS QUE, SOBRE EL PARTICULAR, REALICEN LOS CIUDADANOS.
- ) ASISTIR AL SUPERIOR INMEDIATO EN LAS ACTIVIDADES Y REUNIONES A REALIZARSE DIARIAMENTE DENTRO Y FUERA DE LA CORPORACION, DE ACUERDO CON SU COMPETENCIA.
- ) RECIBIR Y DAR LAS INFORMACIONES AUTORIZADAS POR SU JEFE INMEDIATO Y QUE ESTEN RELACIONADAS CON LA DEPENDENCIA DONDE EJERCE SUS FUNCIONES, LLEVANDO UN REGISTRO DE LAS MISMAS.