Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Planificar, liderar, administrar y controlar las actividades relacionadas con los procesos de Comunicaciones y gestión documental, conforme a la normatividad vigente, con el fin de asegurar, la custodia de la documentación, transferencia de conocimiento e intercambio y difusión de la información ambiental científica y técnica producida por la Corporación.
Entidad
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Requisitos de estudios
Título profesional en disciplina académica del núcleo básico de conocimiento en Bibliotecología; Archivística; Bibliotecología y Archivística; Ciencias de la Información y Documentación; Archivística y Gestión de la Información Digital; Ciencias de la Información y Bibliotecología. Título de postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas. Tarjeta o matricula profesional de archivista, o el certificado de inscripción en el registro único profesional según el caso, expedido por el Colegio Colombiano de Archivistas
Alternativas:
- Título profesional en disciplina académica del núcleo básico de conocimiento en Bibliotecología; Archivística; Bibliotecología y Archivística; Ciencias de la Información y Documentación; Archivística y Gestión de la Información Digital; Ciencias de la Información y Bibliotecología. Tarjeta o matricula profesional de archivista, o el certificado de inscripción en el registro único profesional según el caso, expedido por el Colegio Colombiano de Archivistas.
Requisitos de experiencia
Treinta y uno (31) meses de experiencia profesional relacionada.
Alternativas:
- Cincuenta y cinco (55) meses de experiencia profesional relacionada.
Funciones del cargo
- Diseñar el plan institucional de archivos – PINAR alineado con el Plan Estratégico Institucional y normatividad vigente.
- Gestionar y controlar el Manejo de las comunicaciones oficiales, mediante el uso adecuado de la información, realizando seguimiento y evaluación a los procedimientos de recibo, distribución y despacho de la correspondencia, para tener una gestión documental corporativa integral.
- Determinar los criterios de gestión documental electrónica y administración de archivos de acuerdo con la normatividad y estándares.
- Realizar las actividades establecidas en los procedimientos de contratación que le sean asignados según su competencia para cumplir con el plan anual de inversión y plan anual de adquisiciones de la dependencia en términos de alcance, tiempo y costos asociados.
- Elaborar el informe de seguimiento al Plan Operativo de los procesos a su cargo para verificar el cumplimiento de los objetivos previstos.
- Estructurar los instrumentos archivísticos de la gestión documental de acuerdo con la normatividad y metodologías establecidas.
- Implementar y controlar el funcionamiento del programa de administración documental para la Corporación, de acuerdo con los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación, para facilitar la gestión institucional.
- Realizar seguimiento a la inclusión de la documentación técnica generada en la Corporación, en el sistema documental de la entidad, para que éste permanezca actualizado.
- Gestionar el funcionamiento del archivo corporativo de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación para obtener eficiencia en la gestión y conservación del patrimonio documental.
- Guiar la realización de los trámites de adquisición, clasificación y disposición de información técnica externa requerida, para ser utilizada en los diferentes procesos de la Corporación.
- Gestionar y controlar el desarrollo de los programas, planes y proyectos asignados según su competencia, para el cumplimiento de los objetivos previstos.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
- Coordinar y responder por la organización y conservación de los archivos asegurando la integridad, autenticidad, veracidad de la información de los documentos de archivo de la entidad.
- Coordinar el proceso de comunicación e información orientado a consolidar la imagen de la gestión de la Corporación frente a la comunidad en general.
- Formular estrategias de accesibilidad de la información institucional con base en necesidades y requerimientos de las instituciones y ciudadanos.
- Programar y realizar permanentemente capacitaciones dirigidas al personal de la Corporación en la metodología de archivo impartida por el Archivo General de la Nación, para dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables.
- Realizar los informes de gestión documental y de comunicaciones.
- Orientar la producción documental en la entidad acorde con la normatividad vigente.
- Implementar las herramientas tecnológicas en materia de gestión documental y administración de archivos con base a la normatividad.
- Realizar la supervisión de los contratos y convenios que le sean asignados, según su competencia, teniendo en cuenta las disposiciones legales y corporativas vigentes.
- Desarrollar estrategias, instrumentos y procedimientos que permitan responder a la prestación del servicio de información y consulta documental para contribuir al proceso de educación ambiental a la comunidad y atención al ciudadano.
- Divulgar la información acerca de la documentación que se administra en los archivos de la entidad.
- Contribuir en la implementación de estrategias anticorrupción al interior de la Corporación en la gestión documental y comunicaciones según la normatividad vigente.
- Liderar la construcción del plan operativo anual de inversión de los procesos de Comunicaciones y Gestión Documental, articulado al plan de acción.
- Desarrollar estrategias de transferencia de conocimiento técnico organizacional y de educación ambiental articuladas a la estrategia Corporativa.