Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales está en etapa de inscripciones y puedes postularte a este empleo.
Descripción
CORRESPONDE AL CARGO LAS FUNCIONES DE APOYO A LA DEPENDENCIA ASIGNADA, EN LAS ACTIVIDADES DE MANEJO DE DOCUMENTACION, REDACCION, ARCHIVO, MECANOGRAFIA Y APOYO EN LOS DIFERENTES PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN LA DEPENDENCIA.
Entidad
Ascenso.
Requisitos de estudios
Título de BACHILLERATO.
Requisitos de experiencia
Dos(2) años de EXPERIENCIA LABORAL
Funciones del cargo
- EJECUTAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CADA UNA DE LA DEPENDENCIA DONDE SEA ASIGNADO, OBSERVANDO CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS EN LOS MISMOS.
- RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, TRAMITAR, DISTRIBUIR, ARCHIVAR Y MANTENER SEGUIMIENTO A LOS DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA DE LA DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE.
- REALIZAR LABORES DE SECRETARIADO.
- PROYECTAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE LE SEAN ASIGNADOS.
- ATENDER EN FORMA OPORTUNA Y CORTES EL TELEFONO Y AL PUBLICO QUE VISITE LA ENTIDAD.
- REVISAR, CLASIFICAR Y CONTROLAR LOS DOCUMENTOS Y ELEMENTOS DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- INFORMAR, RECORDAR Y COORDINAR OPORTUNAMENTE LAS REUNIONES Y EVENTOS EN QUE PARTICIPE EL JEFE INMEDIATO, LLEVANDO LA AGENDA CORRESPONDIENTE SI ES EL CASO.
- REALIZAR EL SEGUIMIENTO AL TRAMITE INTERNO DE LOS ASUNTOS DEL DESPACHO DE LA DEPENDENCIA.
- CONSERVAR, RESPONDER Y LLEVAR LAS ESTADISTICAS RELACIONADAS CON LOS PROCESOS QUE CURSAN EN LA DEPENDENCIA, CUANDO SEA EL CASO.
- COLABORAR CON LA REVISION DE LOS PAPALES DE TRABAJO DE CADA UNA DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS, CUANDO SEA EL CASO.
- PROYECTAR, REDACTAR Y TRANSCRIBIR LOS DOCUMENTOS E INFORMES REQUERIDOS POR EL JEFE INMEDIATO.
- RESPONDER POR LA SEGURIDAD DE ELEMENTOS, DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CARACTER MANUAL, MECANICO O ELECTRONICO Y ADOPTAR MECANISMOS PARA LA CONSERVACION Y EL BUEN USO Y EVITAR PERDIDAS, HURTOS O EL DETERIORO DE LOS MISMOS.
- INFORMAR AL JEFE INMEDIATO, EN FORMA OPORTUNA SOBRE LAS INCONSISTENCIAS O ANOMALIAS RELACIONADAS CON LOS ASUNTOS, ELEMENTOS O DOCUMENTOS DE SU DEPENDENCIA.
- GARANTIZAR EL CONOCIMIENTO OPORTUNO, POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO, DE TODO TIPO DE COMUNICACIONES DIRIGIDAS AL MISMO.
- ATENDER Y ORIENTAR A LOS USUARIOS Y SUMINISTRAR INFORMACION, DOCUMENTOS O ELEMENTOS QUE SEAN SOLICITADOS DE CONFORMIDAD CON LOS TRAMITES, AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
- LLEVAR CONTROLES PERIODICOS SOBRE CONSUMO DE ELEMENTOS, CON EL FIN DE DETERMINAR SU NECESIDAD REAL Y PRESENTAR EL PROGRAMA DE REQUERIMIENTO CORRESPONDIENTE.
- REVISION DE LA DOCUMENTACION ANTES DE SER ENTREGADA AL JEFE INMEDIATO PARA SU FIRMA, CUANDO SEA EL CASO.
- EFECTUAR LOS CONTROLES Y ESTADISTICAS DE LOS ASUNTOS QUE LE SEAN ENCOMENDADOS.
- COLABORAR CON EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DE LA DEPENDENCIA.
- EVALUAR LA FUNCIONALIDAD Y PERTINENCIA DE LOS SISTEMAS Y METODOS DE TRABAJO UTILIZADOS Y PROPONER EN COORDINACION CON EL SUPERIOR INMEDIATO LAS MODIFICACIONES, AJUSTES O NUEVAS METODOLOGIAS A DESARROLLAR PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA Y LA ENTIDAD.
- ASEGURAR LA RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION SUMINISTRADA PARA EL DESARROLLO DE SUS LABORES.
- APORTAR ACTIVAMENTE EN LA CONSECUCION DE BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES CON SU EQUIPO DE TRABAJO.
- PARTICIPAR EN LA ELABORACION DE LOS INFORMES, MEDICIONES DE INDICADORES, REPORTES DE RIESGOS, REQUERIDOS PARA EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
- ADOPTAR EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES LO ESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD HACIA EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.
- LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO.