Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la realización de actividades de carácter administrativo y secretarial mediante la participación en los procesos y aplicación de los procedimientos de las dependencias departamentales de manera eficiente y oportuna.
Entidad
Gobernacion Cundinamarca.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad y
Alternativas:
- Un (1) año de educación superior
Requisitos de experiencia
Cinco (5) años de experiencia laboral
Alternativas:
- por un (1) año de experiencia y viceversa.
Funciones del cargo
- Apoyar en el control de términos, de las solitudes que se tramiten al interior se la secretaría a través del aplicativo de gestión documental.
- Recibir, revisar, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia oportunamente de acuerdo con el procedimiento y sistemas establecidos.
- Colaborar con el desarrollo de las actividades de los funcionarios de la dependencia.
- Realizar todas las actividades relacionadas con el control, organización, clasificación y mantenimiento del archivo de gestión de su dependencia y de su secretaría, aplicando las tablas de retención documental, normatividad vigente de archivo y demás procedimientos establecidos en el proceso de gestión documental.
- Apoyar la elaboración de documentos y actos administrativos que le asigne el jefe inmediato, relacionados con el cumplimiento de las funciones administrativas de cada dependencia.
- Atender, orientar y servir a los usuarios internos y externos cumpliendo altos estándares de amabilidad, eficiencia, cercanía y calidad.
- Preparar correspondencia, documentos e informes de la dependencia de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Realizar las acciones necesarias para mantener las condiciones de limpieza y las condiciones físicas de las dependencias e informar a la Secretaría General de cualquier inconveniente que se presente.
- Gestión Documental
- Llevar la agenda del jefe inmediato y comunicar oportunamente los compromisos, reuniones y obligaciones pendientes.
- Hacer uso de los aplicativos tecnológicos dispuestos para la gestión de la información de la dependencia.
- Elaborar los oficios, certificaciones, declaraciones e informes que se deriven de la actividad de la dependencia, de conformidad con instrucciones del jefe inmediato.
- Mantener bajo reserva la información a la que tenga acceso en virtud del cumplimiento de las funciones asignadas.
- Atención al Ciudadano
- Mantener actualizadas, organizadas y controladas las existencias de útiles y materiales de consumo de oficina.
- Apoyar las actividades logísticas y administrativas propias de la dependencia de conformidad con las instrucciones recibidas por su jefe inmediato.