Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Empleo de carrera administrativa del nivel técnico cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas de apoyo, para el manejo del archivo central del Instituto.
Entidad
Instituto Transito Boyaca Itboy.
Requisitos de estudios
Título de formación técnica profesional o tecnológica en archivística o gestión documental o áreas afines; o aprobación de 3 años de educación superior en formación profesional en archivística o gestión documental o afines. .- Estar inscrito en el Registro Único Profesionales de archivística y contar con tarjeta profesional de archivística.
Requisitos de experiencia
Tres (3) años de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Elaborar, enviar y/o cargar los informes, reportes, requerimientos o estad�sticas exigidos por su jefe inmediato, o por otras entidades, instancias u �rganos de control que los soliciten, en la oportunidad y el medio definido para tal fin y que tengan que ver con el rol y la naturaleza de sus funciones dentro de la entidad.
- Dar disposici�n final a los documentos, de acuerdo a lo establecido en las tablas de retenci�n documental, adoptadas legalmente por la entidad.
- Realizar todas las actividades requeridas para la adecuada y correcta gesti�n del registro automotor en el punto de atenci�n de C�mbita (recepci�n, organizaci�n, depuraci�n, escaneo, etc.)
- Buscar en el archivo los documentos que sean requeridos por los usuarios internos o externos, con el objeto de dar respuesta oportuna a los requerimientos exigidos a la entidad, ya sea para consulta, investigaci�n, procesos o cualquier motivo por el cual se requiera informaci�n documental del archivo.
- Realizar actividades que garanticen la implementaci�n, sostenibilidad y mejora del (los) sistema (s) de gesti�n establecido (s) para la entidad de acuerdo a la normatividad vigente.
- Aplicar y desarrollar procesos de conservaci�n, clasificaci�n, actualizaci�n, manejo, de los documentos conforme con los procedimientos establecidos.
- Realizar el tr�mite requerido para la gesti�n de la correspondencia interna y externa, que corresponda a su puesto de trabajo, a trav�s del sistema de gesti�n documental dispuesto para tal fin.
- Garantizar una excelente atenci�n al usuario ya sea de forma personal o mediante la utilizaci�n de los diferentes canales de comunicaci�n dispuestos por el Instituto para tal fin, de conformidad con los tr�mites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos, para que estos accedan satisfactoriamente a los servicios ofrecidos por la Instituci�n.
- Ejercer control estricto sobre los documentos f�sicos o digitales dispuestos en el archivo de la entidad para evitar p�rdidas, deterioros y da�os.
- Las dem�s que le sean asignadas por su superior jer�rquico y/o la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el �rea de desempe�o del cargo.
- Responder y velar por la seguridad y el correcto funcionamiento de equipos, , bienes, instrumentos, insumos, materiales o elementos de servicio que est�n bajo su cuidado y responder por ellos, garantizando su conservaci�n y buen uso, evitando p�rdidas, hurto o el deterioro de los mismos.
- Garantizar la organizaci�n, conservaci�n y custodia de los documentos del archivo de la entidad, de conformidad con las normas vigentes sobre sistema de gesti�n documental, los procedimientos establecidos por la Instituci�n y las tablas de retenci�n documental adoptadas por la entidad. As� como realizar la entrega de inventarios �nicos documentales cuando se presente una situaci�n administrativa.
- Elaborar el cronograma de las transferencias documentales, recibirlas y organizarlas, y ejercer control y seguimiento.
- Proponer a su superior inmediato, los cambios y medidas que considere convenientes para el mejoramiento de m�todos y sistemas que permitan optimizar la prestaci�n de los servicios del sistema de gesti�n documental en la entidad, as� como la actualizaci�n de las tablas de retenci�n documental para su aprobaci�n.
- Actualizar el inventario de documentos que reposan en el archivo y controlar su conservaci�n y adecuado manejo.