Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar actividades tendientes a prestar permanente soporte administrativo y de oficina para el cabal cumplimiento de las actividades que realiza el señor Alcalde Municipal.
Entidad
Alcaldia Santa Sofia.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier área.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Prestar la colaboración necesaria en el desarrollo de sus funciones a fin de aplicar los trámites administrativos propios de la Dependencia.
- Radicar, recibir, clasificar y distribuir la correspondencia que llegue o se envié de la dependencia; coadyuvar al mantenimiento, organización y actualización en el archivo de documentos y libros de la dependencia; con el propósito de coadyuvar en la organización y funcionamiento de la institución.
- Operar y controlar la agenda del Alcalde, concediendo las citas de quienes las soliciten, lo mismo que pedir telefónicamente o por cualquier otro medio idóneo a las entidades y funcionarios que sean necesarios, para el cumplimiento de las labores misionales.
- Transcribir en sistema computarizado todo tipo de documento, informes, trabajos, correspondencia, proyectos, entre otros, que le asigne el superior inmediato, a fin de agilizar los procesos desarrollados.
- Controlar el consumo y existencia de útiles y papelería de la oficina para el buen funcionamiento de su dependencia, e informar oportunamente sobre la necesidad de estos.
- Responder por la seguridad de documentos y registros de carácter físico y electrónico y adoptar mecanismos para la conservación, el buen uso, evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los mismos.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados. de conformidad con los tramites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Informar al superior inmediato, en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados, a fin de tomar los correctivos necesarios.
- Preparar y presentar los informes que por su naturaleza le correspondan a la dependencia y los que se le ordenen, sobre las actividades desarrolladas. bajo los criterios de oportunidad y periodicidad requeridas.
- Llevar y tener actualizados los registros de carácter administrativo.