Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de carácter administrativo de acuerdo a los requerimientos, instrucciones, normas y procedimientos establecidos, que permitan efectuar las gestiones administrativas en forma eficiente y eficaz, facilitando el cumplimiento misional de la dependencia y de los procesos trasversales referidos la gestión documental y el presupuesto.
Entidad
Alcaldia Socha.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral relacionada.
Funciones del cargo
- En la elaboración de los diferentes informes presupuestales y de tesorería, colaborar de acuerdo a las órdenes impartidas por el jefe inmediato.
- Velar por la oportuna respuesta a las solicitudes que hagan a la dependencia y/o que se deriven de ésta.
- Diligenciamiento de los diferentes requerimientos de los Entes de control y demás estamentos del orden Municipal, Departamental y Nacional.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en razón de sus deberes.
- Colaborar en la consecución de la información y suministro de los documentos que le sean requeridos.
- Custodia de los documentos de la Dependencia como historias laborales, contratos y demás documentos propios de la oficina.
- Digitar inmediatamente los documentos que genera la Dependencia, utilizando procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones y aplicativos de internet.
- Atender al público y a los funcionarios, tomar nota de los mensajes entrantes y salientes y mantener informados del estado de los mismos a los funcionarios de las dependencias asignadas.
- Clasificar, radicar, archivar y responder por la correspondencia y demás documentos que ingresen o salgan del área de acuerdo con los lineamientos establecidos según normatividad.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño de cada cargo.
- Operar, manejar en forma correcta y responder por el cuidado de los equipos asignados para el cumplimiento de sus objetivos.
- Recolectar y transcribir los datos requeridos para la elaboración de documentos, y demás trabajos encomendados.
- Digitar los actos administrativos, resoluciones, decretos, proyectos de acuerdo, actas, respuestas de derechos de petición, solicitudes de la comunidad y demás documentos ordenados por el Jefe de la dependencia.
- Responder por el oportuno trámite de asuntos administrativos que faciliten el adecuado funcionamiento del área.
- Llevar oportunamente la correspondencia, notas, citaciones y demás notificaciones de carácter judicial o administrativo respondiendo porque dicha documentación retorne a su lugar de origen integralmente.
- Atender a los usuarios y público en general que acudan a la dependencia, en asuntos de competencia de la dependencia asignada, suministrarles de manera precisa y oportuna la información y orientación requerida y/o entregar los elementos o insumos requeridos, relacionados con la misión del área asignada y acorde a los procedimientos establecidos.
- Elaborar y tramitar las solicitudes generadas en la oficina.
- Mantener organizado y actualizado el archivo interno de la dependencia asignada de acuerdo con los registros de carácter técnico, administrativo o financiero y las normas previstas en el archivo general de la nación presentando los informes correspondientes, responder por la seguridad y custodia de la documentación generada y por el buen uso de los bienes muebles, elementos y equipos asignados a su cargo.
- Mantener clasificado y organizado el archivo de la dependencia y tabular los documentos oportunamente para la consolidación de las tablas de retención documental conforme a los parámetros establecidos.
- Contestar llamadas telefónicas y transferirlas a las respectivas dependencias y recepcionar y enviar los documentos necesarios por fax.
- Atender y registrar los requerimientos de la comunidad y del Personal de la Administración que allegue a la Dependencia, orientándoles y suministrándoles la información, documentos o elementos solicitados, previa autorización y conforme a los trámites y procedimientos indicados.