Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
DESPACHO DE LA ALCALDIA:
Realizar las actividades de digitación, manejo de comunicaciones y correspondencia, seguridad y confiabilidad de la información del despacho del alcalde para el logro de los objetivos institucionales. Contribuir al buen desempeño de la dependencia mediante el procesamiento oportuno de la información y documentación que en ella se produzca. Brindar apoyo legal administrativo de las secretarias del despacho en cumplimiento de las funciones fijadas a su dependencia.
Entidad
Alcaldia Mongui.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad y cursos especificos relacionados con las funciones del cargo.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Apoyar la coordinación del programa relacionado con el adulto mayor
- Coordinar, disponer y organizar los equipos e instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de eventos de carácter institucional.
- elaborar y distribuir certificaciones expedidas por el despacho
- Atender y orientar al publico suministrando la información, documentos o elementos necesarios de manera oportuna, de acuerdo a las instrucciones dadas por su jefe inmediato
- Radicar los proyectos de acuerdo presentados por el alcalde ante el consejo municipal
- Mantener y actualizar el archivo del despacho
- recibir, transcribir y enviar oportunamente la correspondencia necesaria
- Elaborar documentos, informes y trabajos que sean solicitados por el señor alcalde
- Informar a su superior inmediato las actividades realizadas, visitas, llamadas telefónicas, mensajes, correspondencia y comunicaciones que se presenten
- Colaborar con los trámites administrativos relacionados con el despacho
- Publicar los actos administrativos expedidos por el alcalde municipal en un lugar visible
- diligenciar los informes de gestión correspondientes, participando en su elaboración
- Desarrollar y poner en marcha controles internos en las actividades que realiza
- elaborar documento, minutas y certificaciones que le sean asignadas por el superior inmediato y de responsabilidad de la dependencia que le asignen
- Asistir y participar en las diferentes reuniones y comités en las que requerido
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los tramites, las autorizaciones y procedimientos establecidos
- Llevar y mantener el archivo de los documentos de la dependencia asignada en forma organizada y actualizada y realizar las transferencias de acuerdo a la tabla de retención documental.
- Resolver, llenar formularios y demás documentos complementarios o de trámite normal para apoyar las funciones de la dependencia respectiva
- Colaborar con su inmediato superior en el cumplimiento de sus funciones propias de la dependencia en procura del alcance de las metas establecidas
- atender al público y funcionarios de la administración, contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos de la dependencia respectiva.
- Ejecutar los procesos y funciones de apoyo administrativo que adelanten los demás funcionarios de la dependencia respectiva.
- Velar por el cuidado y la conservación de los bienes públicos que le sea encomendados para el cumplimiento de sus funciones
- proyectar actos administrativos de conformidad con las instrucciones dadas por el jefe inmediato
- Elaborar con calidad y eficiencia las comunicaciones y demás documentos que dirija su jefe inmediato a otras personas o entidades
- Coordinar y participar en las actividades y eventos sociales de la administración, para dar cumplimiento a los planes y programas trazados en el Plan de Desarrollo Municipal
- El sistema de recepción, radicación distribución de correspondencia tanto interna como externa en la entidad
- coordinar y manejar la publicación de la información oficial que se fije en las carteleras de la alcaldía
- Desempeñar funciones que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de planes, programas, proyectos y actividades de la respectiva dependencia
- Elaborar junto con su jefe inmediato el plan de compres de la dependencia respectiva