Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
ARCHIVO: velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos relacionados con el archivo de la institución, ser responsable de su organización y conservación y dar cumplimiento a lo establecido en la ley 594 de 2000 y demás normas complementarias.
ALMACENISTA: cumplir funciones de administración y control de los bienes muebles e inmuebles del Municipio, control de los inventarios de bienes devolutivos y de consumo.
Entidad
Alcaldia Mongui.
Requisitos de estudios
diploma de bachiller en cualquier modalidad y cursos específicos relacionados con la función del cargo.
Equivalencias:
- Título de formación tecnológica o formación técnica profesional, por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y cuando acredite la terminación y la aprobación de los estudios en la respetiva modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia.
Equivalencias:
- Tres (3) años de experiencia relacionada por el título de formación tecnológica o de formación técnica profesional adicional al inicialmente exigido y viceversa. Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia y viceversa o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso específico mínimo de sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller en ambos casos
Funciones del cargo
- Expedir los certificados de paz y salvo según el requerimiento de los funcionarios en el formato establecido por la entidad.
- Recibir la información que solicite al público en general o cualquier empleado y guardan la confidencialidad en los casos que lo requieran
- Adelantar las funciones necesarias para el recibo y entrega de los elementos devolutivos y de consumo
- Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del empleo
- Controlar el acceso de la persona externas al despacho de su jefe inmediato
- Recibir y entregar por inventario los elementos, muebles y equipos de la oficina a su cargo
- Apoyar la implementación de métodos y procedimientos para la producción recepción, presentación, conservación, administración y consulta del archivo central tanto histórico como de gestión y coordinar el comité de archivo de la entidad
- Comunicar al superior inmediato sobra las novedades que se le presenten en el desarrollo de sus funciones
- Velar por el aseo, embellecimiento y buena presentación del lugar de trabajo
- Elaborar con calidad y eficiencia las comunicaciones y demás documentos que dirija su jefe inmediato a otras personas, dependencias o entidades
- Colaborar con su inmediato superior en el cumplimiento de las funciones propias de la dependencia en procura del alcalde de las metas establecidas
- Desarrollar y poner en marcha controles internos en las actividades que realiza
- elaborar y presentar oportunamente las relaciones, cuentas e informes requeridos por el ente de control
- Ejecutar los procesos y funciones de apoyo administrativo que adelanten los demás funcionarios de la dependencia respectiva
- Velar por el cuidado y conservación de los bienes públicos que le sean encomendados para el cumplimiento de sus funciones
- las demás funciones que le sean signadas y correspondan a la naturaleza del empleo
- Llevar el control o inventario clasificando de los equipos, elementos y materias que se encuentren en depósito de almacén, teniendo en cuenta las normas establecidas para tal fin
- Expedir certificaciones que le soliciten, cuando lo prescribe la ley o lo autorice su jefe inmediato
- Presentar el servicio de producción de documentos y material de apoyo que requieran las diferentes dependencias, si como los usuarios externos
- Recibir los elementos que ingresen al almacén verificando sus características, marcas, especificaciones de acuerdo con lo establecido en el documento que respalda la operación ya sea orden de pedido, contrato o acta
- Gestionar el archivo de los documentos de la oficina conforme a las normas y realizar las transferencias de acuerdo a la tabla de retención documental
- Elaborar el documento, minutas certificaciones que le sean asignados por el superior inmediato y de responsabilidad de la dependencia que le asignen
- Efectuar el inventario anual o semestral de los elementos devolutivos y de consumo en depósito de almacén que estén bajo su responsabilidad y el de elementos devolutivos que haya entregado a las diferentes dependencias y que tenga para su servicio.
- Elaborar con calidad y eficiencia las comunicaciones y demás documentos que dirija su jefe inmediato a otras personas o entidades
- Tramitar las bajas de elementos y equipos que se presenten por diferentes conceptos
- Hacer firmar las actas y demás documentos relacionados con el movimiento del almacén por el destinatario responsable, con el número de documento de entidad, lugar de expedición y hacer la entrega de los elementos correspondientes.
- Elaborar junto con su jefe inmediato el plan de compras de la dependencia respectiva
- Responder por el correcto funcionamiento de los aparatos y demás muebles de la dependencia
- Atender al público y funcionarios de la administración, contestar el teléfono y atender a tiempo los mensajes recibidos en la dependencia respectiva
- Llevar y mantener el archivo de los documentos de la dependencia asignada en forma organizada y actualizada y realizar las transferencias de acuerdo a la tabla de retención documental
- Resolver, llenar formularios y demás documentos complementarios o de trámite normal para apoyar las funciones de las dependencias que le asignen
- Colaborar con el superior inmediato en el cumplimiento de sus funciones propias de la dependencia en procura del alcance de las metas establecidas
- Responder por la seguridad y cuidado de los materiales, elementos y equipos que se adquieran.
- Recibir, radicar, tramitar, redactar y transcribir la correspondencia y documentos que lleguen al despacho a través de diferentes medios
- Revisar y firmar los documentos y comprobantes relacionados con el movimiento del almacén.
- Coordinar con el área de contabilidad la codificación y registro de acuerdo de los movimientos del almacén, teniendo en cuenta el PGCP
- Elaborar y presentar oportunamente las relaciones, cuentas e informes requeridos por los organismos fiscalizadores
- Realizar inspecciones físicas de los elementos devolutivos entregados a las diferentes dependencias
- Coordinar y organizar el archivo general del municipio tanto activo e inactivo de acuerdo con la normatividad vigente para tal fin
- Informar oportunamente al jefe inmediato sobre la existencia y necesidad de materiales y elementos que se requieran para el normal funcionamiento de las diferentes dependencias
- Velar por la conservación y el mantenimiento adecuado de los elementos y equipos a sus cargo