Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar el ejercicio de las funciones de los secretarios de despacho, así como del personal profesional y técnico, con el objeto de facilitar el desarrollo de sus actividades.
Entidad
Alcaldia Samaca.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Velar por el buen uso y mantenimiento de los equipos y muebles de oficina a su cargo.
- Colaborar en actividades de recepción, revisión, radicación, distribución y control de datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
- Atender al público y brindar la información de carácter general de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato.
- Recibir, atender y transmitir las llamadas telefónicas con los mensajes correspondientes y, tomar nota de las mismas para luego transmitirlas, en caso de no encontrarse su superior inmediato o compañero de trabajo en el sitio habitual de labores.
- Mantener a disposición del superior inmediato, las normas jurídicas y de orden administrativo relacionadas con los asuntos propios de la Dependencia, especialmente las relacionadas con administración de personal.
- Tomar los dictados que se requieran y que se relacionen con el ejercicio de las funciones de su superior inmediato, así como transcribir las cartas, circulares, memorandos y demás documentos que le sean solicitados a través del medio eléctrico o electrónico del cual se disponga y que sea el más expedito.
- Disponer los documentos y elementos que requiera su superior inmediato para atender las diferentes actividades de su agenda.
- Cumplir las normas orgánicas de la Alcaldía y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.
- Mostrar en todo momento un aire de diligencia y cordialidad, tanto al personal interno como externo, guardando el debido respeto hacia cualquier persona que se le acerque, en búsqueda o solicitud de uno de los servicios de la administración.
- Colaborar a los diversos visitantes o usuarios que ingresen a su sitio de trabajo, indicándoles con exactitud el sitio en donde pueden ser atendidos oportunamente por el personal al servicio de la Alcaldía.
- Apoyar el orden y la actualización de los registros y archivo de carácter técnico, administrativo y financiero de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos, y las tablas de retención documental y demás normas de archivo vigentes.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Elaborar cuadros estadísticos, en especial los relacionados con el cálculo de las nóminas y planillas de los servidores públicos del Municipio.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de trabajo de desempeño del empleo.