Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar el ejercicio de las funciones de los secretarios de despacho, los jefes oficina, los funcionarios del nivel profesional y técnico, en la redacción, organización, y archivo de documentos, con el objeto de facilitar el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de la misión.
Entidad
Alcaldia Tasco.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Seis (06) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Colaborar en la elaboración de los diferentes informes, recibir llamadas telefónicas, mensajes escritos o electrónicos y apoyar en la organización de las actividades logísticas y asistenciales que se requieran en la dependencia.
- Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial o que implique abuso indebido del cargo o función.
- Participar en los programas de capacitación para los cuales haya sido seleccionado realizar las prácticas y rendir los informes correspondientes a ellas.
- Cumplir las normas orgánicas de la Alcaldía y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.
- Implementar, dirigir y controlar los servicios de atención al público, recepción, archivo, conservación, distribución y trámite de documentos, información.
- Atender al público, orientar a los usuarios y suministrar la información de carácter general que le sea solicitada, guardando la reserva de los asuntos que con ese carácter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Dedicar la cantidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas.
- Apoyar el controlar y administración de los inventarios de equipos y elementos de oficina, suministros, vehículos y demás bienes muebles e inmuebles de propiedad de la administración.
- Mantener actualizado el directorio de personas y entidades públicas y privadas con quienes la dependencia tenga frecuentes relaciones de comunicación y trabajo.
- Apoyar en la contestación a los requerimientos hechos por los diferentes entes de control.
- Adelantar las actuaciones necesarias para la conservación y mantenimiento de bienes y enseres del Municipio.
- Aplicar los conocimientos adquiridos para mejorar la prestación del servicio.
- Elaborar para la firma y expedición del jefe de dependencia certificados, constancias, y demás información y hacerlo de manera rápida, veraz, confiable y clara.
- Colaborar con la organización logística de los eventos que realice la dependencia.
- Digitar los formatos de las diferentes operaciones que se realizan en la dependencia
- Administrar y responder por el proceso de producción, recepción, archivo y trámite de correspondencia interna y externa radicada en la dependencia, así como su adecuada ubicación, codificación, clasificación y manejo documental.
- Efectuar la recepción, radicación y trámite de los documentos necesarios para la ejecución de actividades de otros niveles jerárquicos.
- Adelantar el trámite de actividades y procesos que le solicite en la dependencia que se ubique de conformidad con las asignaciones de funciones hechas y teniendo en cuenta su nivel jerárquico de empleo.
- Ejecutar actividades de orden operativo, logístico asistencial, y de apoyo al desempeño de la dependencia.
- Elaborar documentos, transcribir escritos, cartas, oficios, llevar agenda y las demás actividades de apoyo para la ejecución de actividades de otros niveles.
- Rendir informes periódicos al Jefe Inmediato en relación con el desarrollo de las anteriores funciones.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Elaborar cuadros, diagramas, gráficos, presentaciones, esquemas y demás documentos explicativos solicitados por el jefe inmediato.
- Recibir y atender las llamadas telefónicas, despachando aquellas que, por su naturaleza, puedan ser resueltas inmediatamente, o transmitirlas cuando los asuntos deban ser conocidos por el jefe inmediato, de acuerdo con sus instrucciones, y tomar los mensajes correspondientes cuando el superior inmediato se retire temporalmente de su lugar de trabajo.
- Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio.
- Aportar con actividades de ejecución y trámite para que las funciones de la dependencia se cumplan de acuerdo con los principios de eficiencia y eficacia administrativa, economía y equidad procesal y procedimental.