Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar el ejercicio de las funciones de los secretarios de despacho, así como del personal profesional y técnico, con el objeto de facilitar el desarrollo de sus actividades.
Entidad
Alcaldia Tasco.
Requisitos de estudios
Cuatro (4) años de educación secundaria.
Requisitos de experiencia
Seis (06) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Colaborar con la organización logística de los eventos que realice la dependencia.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Apoyar el desarrollo de las actividades relacionadas con el proceso de Gestión documental de la Alcaldía, a través de la recepción y despacho de la correspondencia institucional.
- Efectuar la notificación o comunicación personal del contenido de las providencias expedidas por el Alcalde, las autoridades policivas, las Secretarías o la personería, de conformidad con las instrucciones recibidas por el jefe inmediato, y los procedimientos establecidos para ello.
- Diligenciar los documentos y/o efectuar los registros en el aplicativo establecido, que se requieran, relacionados con la correspondencia que ingresa y que se despacha.
- Proyectar para la revisión y firma del jefe inmediato, los documentos y respuestas requeridos para el normal funcionamiento de la dependencia, de conformidad con los modelos diseñados y/o parámetros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el Superior Inmediato observando las normas y técnicas de oficina.
- Proponer e implementar los mecanismos que se requiera con el fin de establecer un control sobre el asunto, el término de respuesta, ubicación y contestación, de los documentos que ingresan a la Alcaldía, y con el fin de suministrar la información que se requiera al respecto.
- Cumplir las normas orgánicas de la Alcaldía y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.
- Apoyar al Secretario de Despacho, en el diseño y establecimiento de las reglas y principios para la generación, conservación y administración de los documentos de la Administración Municipal, atendiendo en todo caso, lo estipulado en la Ley 594 de 2000 y los lineamientos técnicos expedidos por el Archivo General de la Nación, o el organismo técnico que haga sus veces.
- Mantener actualizadas las tablas de retención documental de la entidad, proponer al jefe inmediato las modificaciones que se requieran y apoyar el desarrollo de los Comités que en materia de gestión documental se establezcan.
- Aplicar, y vigilar que se apliquen, los métodos y procedimientos diseñados para la organización y conservación de los documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por los funcionarios responsables de dicha actividad en el transcurso de su gestión.
- Llevar los registros de la correspondencia de salida, y entregar los documentos a la persona natural o jurídica que corresponde efectuar la gestión y entrega de la misma al destinatario final, de conformidad con los procedimientos que se determinen, o entregar personalmente las comunicaciones que se requiera, de conformidad con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Organizar, implementar, administrar y mantener actualizado y debidamente conservado el archivo central institucional, de conformidad con las políticas y directrices emanadas del Archivo General de la Nación y las tablas de retención documental, respondiendo por las solicitudes de información que hagan las dependencias, los particulares y/o los organismos de control del Estado.
- Rendir informes periódicos al Jefe Inmediato en relación con el desarrollo de las anteriores funciones.
- Colaborar a los diversos visitantes o usuarios que ingresen a su sitio de trabajo, indicándoles con exactitud el sitio en donde pueden ser atendidos oportunamente por el personal al servicio de la Alcaldía.
- Apoyar el ejercicio de las funciones del Alcalde, los Secretarios de Despacho, o el personal profesional y técnico de la Alcaldía, con el objeto de facilitar el desarrollo del sus actividades.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de trabajo de desempeño del empleo.
- Coordinar el proceso de Gestión documental en la Alcaldía, con el fin de que se implementen mecanismos que permitan ejercer un control sobre la correspondencia recibida y despachada a nivel institucional.
- Presentar a Jefe inmediato informes periódicos sobre la correspondencia de ingreso y de salida o despachada,
- Llevar y mantener ordenados y actualizados los registros y archivos de carácter técnico, administrativo y financiero de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos, y las tablas de retención documental y demás normas de archivo vigentes.
- Velar por el buen uso, mantenimiento del equipo y muebles de oficina a su cargo.
- Recibir y atender las llamadas telefónicas, despachando aquellas que, por su naturaleza, puedan ser resueltas inmediatamente, o transmitirlas cuando los asuntos deban ser conocidos por el jefe inmediato, de acuerdo con sus instrucciones, y tomar los mensajes correspondientes cuando el superior inmediato se retire temporalmente de su lugar de trabajo.
- Autorizar la reproducción, duplicación o entrega de los documentos o información, en medio físico y/o magnético, que sean solicitados por los particulares en uso del derecho de petición de información, teniendo en cuenta las excepciones establecidas en la ley, de conformidad con las instrucciones que imparta el jefe inmediato.