Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Coadyuvar administrativamente en las labores que desempeña la dependencia para cumplir las metas y programas de manera efectiva, administrando la información, aplicando el sistema de gestión documental y el manual de procesos y procedimientos.
Entidad
Alcaldia San Luis Gaceno.
Requisitos de estudios
Título de bachiller.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- ) Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- ) Proporcionar a los usuarios la información que le sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos a fin de conservar la debida reserva de los documentos e información a cargo de la dependencia.
- ) Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- ) Apoyar en la planeación, programación, organización, ejecución y el control de los procesos de la dependencia para dar cumplimiento a las metas propuestas.
- ) Revisar y clasificar documentos, datos e informes relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia de acuerdo a las tablas de retención documental.
- ) Organizar de acuerdo con instrucciones las reuniones y eventos que deba atender el Alcalde y llevar la agenda correspondiente debidamente actualizada e informar diariamente al alcalde sobre las actividades y compromisos programados.
- ) Tramitar las respuestas a la correspondencia recibida, transcribir al computador los dictados, cartas, oficios, memorandos y demás documentos solicitados por la Secretaria de Despacho siguiendo las normas que aplican para cada caso, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la dependencia.
- ) Llevar y mantener organizado y actualizado el archivo de la dependencia, para atender las consultas de los usuarios internos y externos.
- ) Implementar el sistema de gestión documental y las tablas de retención en la dependencia de acuerdo con lo establecido en el programa de gestión documental.
- ) Atender y asegurar el adecuado manejo, absoluta responsabilidad y reserva de los documentos, asuntos o conversaciones de carácter confidencial, y la óptima utilización de la información institucional, para garantizar la transparencia en el manejo de los mismos.
- ) Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia de la dependencia y/o distribuirla, aplicando el sistema de gestión documental institucional y demás normas proferidas por el Archivo General de la Nación.
- ) Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- ) Participar en la proyección de los actos administrativos que ordene el jefe inmediato dentro de los términos de ley a fin de garantizar la atención oportuna y veraz a los usuarios.
- ) Llevar y mantener actualizados las bases de datos y registros de carácter administrativo de la dependencia con la agilidad y oportunidad requerida.