Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
eJECUTAR ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LAS LABORES DE OFICINA Y DE APOYO AL DESPACHO DE LA OFICINA ASESORA O LA SECRETARÍA QUE LE CORRESPONDA.
Entidad
Alcaldia Jenesano.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- Aprobación de un (1) año de educación superior en Comunicación Social, Ingeniería Industrial, Administración Pública, Administración de Empresas, Administración Financiera, Derecho, Economía, Psicología o Contaduría Pública
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada o labor
Funciones del cargo
- Recibir, revisar, clasificar, distribuir y controlar documentos datos y elementos y/o correspondencia relacionada con los asuntos asignados y de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
- Manejar los sistemas de información correspondientes a las dependencias y dar apoyo en el momento que se requiera.
- Hacer seguimiento al trámite de los documentos propios de su dependencia.
- Ejecutar labores de archivo, correspondencia, digitación, actualización de la información y otros similares, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.
- Brindar orientación y atención al público en general sobre los diferentes servicios que presta la dependencia.
- Apoyar al grupo de trabajo correspondiente.
- Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en el organismo de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos.
- Redactar y preparar los oficios, resoluciones y textos en general en cumplimiento de los objetivos de la oficina para darles el respectivo tramite.
- Recibir, radicar y tramitar la correspondencia de la secretaria.
- Recordar a su superior las llamadas, citas, reuniones, Juntas y demás compromisos del despacho.
- c). En lo relacionado con el programa Familias Víctimas
- a. Recepción y atención (información, orientación) a las victimas
- b. Coordinar las ayudas en atención humanitaria Atención y orientación a la Población Victima del Municipio de Jenesano; en todo lo relacionado a la Ruta de Acceso a sus derechos.
- c. Novedades de Inclusión de nuevos miembros del núcleo familiar, actualización de datos de sus documentos de identidad.
- d. Realizar la caracterización de la población victima asentada en el Municipio de Jenesano.
- e. Elaboración del Plan de Acción Municipal de víctimas para las medidas de atención y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno
- f. Proyectar actos administrativos que se dirijan al cumplimiento del ordenamiento de víctimas del conflicto armado.
- g. Diligenciar el sistema de registro y caracterización de la población víctimas del conflicto armado.
- h. Servir de apoyo en el Comité de justicia transicional.
- b). En lo relacionado a Gobierno en línea
- Coordinar el diseño, la estructura y la programación del sitio web, así como el mantenimiento y las actualizaciones del mismo, las cuales son fundamentales para que la página tenga las condiciones necesarias para un buen funcionamiento. Además dar cumplimiento a las herramientas de interacción y transacción, citadas por el Manual 3.0 de Gobierno en Línea Georreferenciacion, cargue y edición del material fotográfico y de video suministrado, Consulta y publicación de listados de información turística, lugares y festividades. Edición, cargue de documentos de programas, informes, resoluciones, acuerdos y otros actos administrativos en formato pdf, Actualización de datos de contacto de la alcaldía y funcionarios, Informes de gobierno en línea, reportes, estadísticas, autoevaluaciones, ser responsable de la comunidad virtual de internet y a los demás criterios señalados en esta norma.
- Las autoevaluaciones, reportes e informes sobre GEL que se deben rendir a los entes de control, DAFP, MINTIC y el programa Gobierno en Línea.
- Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato
- Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y presentación de informes.
- Velar por la custodia de la información y documentos que por razón de su empleo tenga bajo su cuidado y mantener la reserva de la misma.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que le sean encomendados, aplicando además, las normas generales de archivo.
- Responder y velar por el uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por el Municipio para el ejercicio de las actividades.
- Mantener el orden y presentación de la oficina a su cargo.
- Elaborar las órdenes de pedido de los artículos de consumo necesarios del Despacho y verificar su recibo.
- Realizar las actas de las reuniones.
- Las demás funciones que le corresponda en cumplimiento del objetivo de la oficina, y las que le sean asignadas por el superior inmediato; acordes con la naturaleza del cargo.
- d). En lo relacionado con contratación:
- Apoyar el proceso contratación en cada una de sus atapas (pre-contractual-post), en gestión documental.
- Colaboración en el Manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, mantenimiento y demás actividades de gestión documental.
- Proyectar los actos administrativos, actas y notificaciones, que se presenten en los procesos contractuales.
- e). En lo relacionado con Archivo de Hojas de Vida:
- Apoyar en la logística de los eventos de capacitación, incentivos, evaluación del desempeño, inducción y re inducción.
- Realizar el registro en la base de datos de todos los eventos de capacitación, incentivos, evaluación del desempeño, inducción y re inducción.
- Mantener actualizadas las hojas de vida, con los soportes que lleguen en su momento.
- Apoyar operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con Gestión de la administración del Recurso Humano.
- Ejecutar labores de control y archivo de las historias laborales del personal administrativo vinculado a la planta general del Municipio.